Hoe gebruik je Peppol effectief binnen IAMD voor het verzenden en ontvangen van facturen?
Inleiding Peppol is een internationaal netwerk dat bedrijven verbindt voor het verzenden en ontvangen van elektronische facturen op een gestandaardiseerde manier. Binnen IAMD kun je Peppol integreren om facturen eenvoudig te verzenden en te ontvangen. Hieronder vind je een overzicht van hoe je Peppol effectief kunt gebruiken binnen IAMD, inclusief richtlijnen en beperkingen.
Facturen verzenden via Peppol
Vereisten voor het verzenden
De optie 'verzenden via Peppol' verschijnt in IAMD alleen als jouw klant is aangemeld op het Peppol-netwerk. Dit betekent dat jouw klant zijn Peppol-postbus al ergens geregistreerd heeft.
Beperkingen van Peppol
Een factuur kan slechts één keer via Peppol worden verzonden.
Zodra een factuur via Peppol is verzonden, is deze beschikbaar op het netwerk en kan deze niet opnieuw via Peppol worden verstuurd. Deze beperking komt voort uit de regels van het Peppol-netwerk en niet vanuit IAMD.
Facturen ontvangen via Peppol
Inkomende facturen activeren
Om inkomende facturen via Peppol te ontvangen, moet je jouw Peppol-postbus bij IAMD activeren.
Houd er rekening mee dat facturen slechts op één locatie ontvangen kunnen worden, bijvoorbeeld bij IAMD of via je boekhoudsoftware. Maak een weloverwogen keuze en overleg eventueel met je boekhouder voordat je deze stap uitvoert.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik de optie 'verzenden via Peppol' niet?
Controleer of je klant is geregistreerd op het Peppol-netwerk. Alleen klanten die zich op dit netwerk bevinden, kunnen facturen via Peppol ontvangen.
Kan ik dezelfde factuur meerdere keren verzenden via Peppol?
Nee, dit is niet mogelijk. Facturen kunnen slechts één keer via Peppol worden verzonden. Zorg ervoor dat je alle gegevens correct hebt voordat je de factuur via dit netwerk verzendt.
Self-billing facturen ontvangen via Peppol
Sommige leveranciers werken met Self-billing waarbij je als klant zelf de factuur opstelt.
Algemeen
Hoe het werkt
De klant maakt de factuur op in naam en voor rekening van de leverancier.
Dit gebeurt op basis van geleverde prestaties of geregistreerde uren waar beide partijen vooraf akkoord over zijn gegaan.
De leverancier gebruikt deze factuur als officiële verkoopfactuur; de klant verwerkt hem als aankoopfactuur.
Belangrijkste voorwaarden
Beide partijen moeten vooraf een onderling akkoord gesloten hebben.
Wettelijke vermeldingen: de factuur moet de vermelding "factuur uitgereikt door afnemer" of Self-bill bevatten. Deze laatste wordt door IAMD voorzien.
Aansprakelijkheid: de leverancier blijft eindverantwoordelijk voor de juistheid van de administratie en btw.
Self-billing in IAMD
Je kan Self-billing activeren via instellingen > algemeen - Peppol-bedrijfsprofiel. Hier kan je Self-billing activeren door het aan te vinken. Self-billing moet geactiveerd worden aan de ontvangende kant.
Je kan vanaf dan eenvoudig Self-billing facturen ontvangen die in jouw Peppol-inbox terecht komen en van daaruit een verkoopfactuur maken. Je ziet aan de hand van een visuele badge (
) dat het gaat om een Self-billing document.
Self-billing nummer
Je vindt op je aan- en verkoopfacturen twee nieuwe velden: Documenttype en Self-billing nummer. Deze zijn alleen bewerkbaar bij een aankoopfactuur als de leverancier gelinkt aan dit document Self-billing documenten kan ontvangen. Vanaf dan kan je het documenttype instellen als "Self-billing".
In dat geval kan je in omgekeerde richting ook aankoopfacturen verzenden naar je leverancier, die bij hen een verkoopfactuur worden.
Self-billing als ontvanger
Jij bent zelf leverancier en een klant stuurt jou: dit mag je factureren aan mij en ik zal het betalen. Energieleveranciers gebruiken dit principe bijvoorbeeld heel vaak.
Een Self-billing document komt binnen in je Peppol-inbox en krijgt de badge 'Self-billing'
Als je deze verwerkt, wordt dit in jouw systeem een verkoopfactuur en krijgt het een correct factuurnummer. Het Self-billing nummer wordt ook bijgehouden.
Self-billing als verzender en betaler
Jij bent de klant en wil een aankoopfactuur als Self-billing versturen naar een leverancier. Waardoor dit bij de leverancier een verkoopfactuur wordt naar jou toe. (Dit is dus bijvoorbeeld wat de energieleveranciers doen, waarbij de energieleverancier een aankoopfactuur maakt en naar jou stuurt als verkoopfactuur/creditnota)
Volg de volgende stappen:
Maak een nieuwe aankoopfactuur
Als je een leverancier kiest die Self-billing toestaat kan je onderaan bij documenttype 'Self-billing' kiezen:
Hierdoor wordt er automatisch een factuurnummer (per leverancier) aangemaakt:
Het is momenteel nog wel verplicht om een document manueel te uploaden dat meegestuurd wordt met het Peppol-bericht, klik hiervoor op '+ upload bestand' en bewaar.
Druk op actie > Peppol Self-billing versturen:
De ontvanger ontvangt de Self-billing factuur in zijn Peppol-inbox en dit zal in zijn systeem een verkoopfactuur worden, louter en alleen voor zijn boekhouding.
Jij kan de opgemaakte aankoopfactuur verwerken en betalen zoals je dat ook doet met andere aankoopfacturen.