Wat is UBL?
UBL (Universal Business Language) is het standaard formaat voor elektronisch factureren. Het is een XML bestand die speciaal is uitgedacht voor facturen. Een e-factuur is géén PDF-bestand.
Een UBL factuur maakt het mogelijk om factuurdata van pakket A naar (boekhoud)pakket B te sturen. De UBL factuur kan hierdoor direct ingelezen worden zónder handmatige invoering.
Zo kunnen maker en ontvanger via een UBL factuur met elkaar communiceren zonder dat ze elkaar hoeven te kennen.
Waarom UBL facturen gebruiken?
Het gebruiken van UBL facturen heeft veel voordelen.
Het handmatige factuurverwerkingsproces valt weg. De factuur moet niet meer gescand of doorgestuurd te worden naar de accountant. Op de lange termijn bespaart dit ontzettend veel tijd.
De ontvanger weet dat de factuur foutloos opgemaakt is. De UBL factuur wordt namelijk automatisch ingelezen in het pakket van de ontvanger. Tikfouten en spookfacturen zijn daardoor niet meer mogelijk.
Voordelen van een UBL factuur
Het verzenden van een UBL factuur heeft dus een aantal interessante voordelen, voor zowel de verzender als de ontvanger:
100% herkenning - de factuurdata wordt automatisch herkend en is zeer accuraat.
0% kans op fouten
De UBL factuur belandt direct in de boekhouding van de ontvanger.
Snellere betaling - facturen worden gemiddeld gezien eerder betaald.
Minder mankracht vereist - door de automatische herkenning en verwerking is minder mankracht nodig - Werken met UBL facturen is sneller en goedkoper.
Minder kosten - je verliest geen tijd meer (en tijd = geld) aan het handmatig verwerken van facturen.
UBL export instellen
Ga naar Instellingen > Verkoopfactuur > Boekhouding
Selecteer Boekhoudexport 'UBL'.
Bij het synchroniseren van de facturen zal er een e-mail verstuurd worden naar de ontvanger met een link om de UBL-bestanden te download (.zip-bestand). Dit gebeurt ook bij een individuele factuur.
Deze downloadlink blijft 7 dagen beschikbaar. Indien de link verlopen is, moet er contact opgenomen worden om de geëxporteerde facturen ongedaan te maken.