De klantenfiche
De klantenfiche bevat alle belangrijke gegevens van een klant.
Vanuit de klantenfiche kan je:
Verkoopfacturen raadplegen
Offertes bekijken
Projecten openen
CRM-gegevens beheren
Dit maakt het centrale punt voor alle klantinformatie.
Een klant aanmaken
Ga naar Klanten en klik op + Klant.
Vul hier zo veel mogelijk gegevens in van de klant.
Hoe vollediger de fiche, hoe minder correcties achteraf nodig zijn.
U kan hieronder een filmpje hierover bekijken en meer gedetailleerde informatie daaronder lezen.
Controle op BTW-nummer
Wanneer je een BTW-nummer invult:
Wordt het automatisch gevalideerd via de officiële overheidsdatabank
Wordt het geformatteerd in het juiste formaat
Bestaat het BTW-nummer al bij een andere klant?
Dan krijg je een waarschuwing. Je kan wel verdergaan indien dit correct is.
Standaard BTW-percentage
In het veld Standaard BTW-% stel je in welk BTW-tarief standaard moet toegepast worden.
Voorbeeld:
Belgische klant → 21%
Buitenlandse EU-klant → Intracommunautair
Dit wordt automatisch overgenomen op offertes en verkoopfacturen.
Je kan dit per document nog aanpassen indien nodig.
Standaard betalingsconditie
In het veld Betalingsconditie stel je de standaard betalingsvoorwaarden in.
Voorbeeld:
30 dagen netto
8 dagen met 2% korting
Deze conditie wordt automatisch toegepast op:
Offertes
Verkooporders
Verkoopfacturen
Je kan dit per document overschrijven.
Facturen per post versturen
Vink aan indien de klant facturen per post wenst te ontvangen.
Gevolg:
Je krijgt een waarschuwing bij het mailen van een factuur
Het systeem biedt aan om de factuur te downloaden en af te drukken
E-mailadressen en telefoonnnummers
Je kan meerdere e-mailadressen en telefoonnummers toevoegen.
Het systeem kiest automatisch het meest geschikte e-mailadres bij het verzenden van documenten.
Types e-mailadressen:
Type e-mailadres | Meer informatie |
Een standaard e-mailadres | |
Facturatie e-mail | Het e-mailadres waar een factuur steeds naartoe gestuurd moet worden |
Herinnering e-mail | Het e-mailadres waar betalingsherinneringen (aanmaningen) naartoe moeten gestuurd worden. |
Werkbon e-mail | Het e-mailadres waarnaar een digitale afdruk van een werkbon gemaild moet worden vanuit de mobiele FieldApp. |
Hou deze gegevens up-to-date om fouten bij verzending te vermijden.
Veelgestelde vragen
Waarom wordt het verkeerde e-mailadres gebruikt bij het versturen van een factuur?
Controleer of er een Facturatie e-mail is ingesteld.
Het systeem geeft hier voorrang aan boven een standaard e-mailadres.
Waarom wordt mijn BTW-nummer niet aanvaard?
Controleer:
Of het formaat correct is
Of het nummer actief is bij de officiële instantie
Kan ik meerdere klanten met hetzelfde BTW-nummer aanmaken?
Ja, maar je krijgt een waarschuwing.
Controleer altijd of dit correct is om dubbele klanten te vermijden.
Kan ik standaardinstellingen later wijzigen?
Ja.
Aanpassingen gelden voor nieuwe documenten.
Bestaande documenten worden niet automatisch aangepast.