De klantenfiche

De klantenfiche is een essentieel onderdeel om alle belangrijke gegevens van een klant bij te houden. Het is een overzichtelijke manier om informatie te verzamelen en te beheren.
​

Vanop de klantenfiche kan je makkelijk facturen raadplegen, een lijst met offertes opvragen of projecten bekijken die gelinkt zijn aan deze klant. Dit maakt het werken met de CRM module een stuk efficiënter en overzichtelijker.

Het aanmaken van een klant is vrij voor de hand liggend, want je hebt hiervoor meestal enkel een (bedrijfs)naam nodig. Als je ook een BTW-nummer invult, wordt de geldigheid van het BTW-nummer automatisch gecontroleerd en kan je zelfs de officieel geregistreerde informatie van deze klant opzoeken bij de overheid. Zo bent u constant verzekerd dat uw informatie up-to-date blijft.

U kan hieronder een filmpje hierover bekijken en meer gedetailleerde informatie daaronder lezen.

BTW-nummers worden automatisch gevalideerd bij de correcte overheidsinstanties en geformatteerd in het juiste formaat. Hierdoor bent u zeker dat u een geldig BTW-nummer opneemt in uw klantenbestand.

Als een BTW-nummer al bestaat bij een andere klant in het systeem, dan krijg je hier een melding van, maar je kan wel doorgaan als je het zeker weet.

Bij een klant kan u in het veld 'Standaard BTW-%' aangeven welk standaard BTW-percentage moet aangerekend worden bij deze klant. Als het om een klant in het buitenland gaat kan je bijvoorbeeld dit al op 'Intracommunautair' zetten. Dan wordt er aan deze klant automatisch geen BTW aangerekend en moet u daar later niet zelf aan denken.

In het veld 'Betalingsconditie' kan u een standaard betalingsconditie instellen voor deze klant. Stel dat deze klant bijvoorbeeld het recht op korting voor contante betaling heeft bedongen, dan kan u dat bij de klant makkelijk instellen. Alle orders of verkoopfacturen passen hierdoor automatisch de juiste betalingsconditie toe, al kan je dit nog bij het order of de factuur overschrijven indien nodig.

Als de klant heeft aangegeven dat deze facturen per post wenst te ontvangen in plaats van digitaal, dan kan je dit aanvinken. Hierdoor krijg je een duidelijke waarschuwing als je probeert een factuur te mailen naar de klant. Het systeem biedt dan de optie aan om de factuur te downloaden en af te drukken zodat je die met de post kan versturen.

Bij een klant kan u meerdere e-mailadressen en telefoonnummers instellen. Het loont om deze informatie zo up-to-date mogelijk te houden. Via het veld opmerking kan u eventueel nog de naam erbij schrijven moest u een rechtstreeks telefoonnummer opnemen bij de contactopties.

Er zijn enkele verschillende opties om e-mailadressen bij de klant te noteren. Het systeem probeert automatisch het meest passende e-mailadres automatisch te selecteren. Je kan meer lezen over de verschillende types in deze tabel: