Om ook tijd te kunnen registreren op offerte (via start/stop of handmatig), moet je enkele instellingen goed zetten. Je vindt deze allemaal hieronder.
Start/stop tijdregistratie activeren
Om tijdregistratie bij het opmaken/verwerken/opvolgen van een offerte zo makeklijk mogelijk te maken raden we aan om via het start/stop systeem te werken. Om dit te activeren ga je naar Instellingen > Offerte > Algemeen. Zet hier de instelling 'Tijdregistratie start/stop-systeem' AAN.
Je krijgt dan in de hoofding bij je offerte de gekende start/stop-knop om een tijdregistratie te starten.
Voeg sectie 'Tijdregistraties' toe aan je offerte
Je wil waarschijnlijk ook een overzicht van alle tijdregistraties die op een bepaalde offerte ingevoerd werden. Hiervoor heb je een apart tabblad beschikbaar bij een offerte. Standaard is deze nog niet toegevoegd.
Je voegt deze toe door naar Instellingen > Offerte > Velden en secties te gaan. Voeg hier de sectie Tijdregistraties toe via de blauwe knop.
Je krijgt dan bij een offerte een extra tabblad Tijdregistraties waar je een overzicht krijgt van alle tijdregistraties die gebeurden voor deze offerte.
Maak keuzeveld 'Offerte' zichtbaar bij je tijdregistratie
Er is bij het aanmaken van een tijdregistratie ook een keuzeveld beschikbaar waarmee u een offerte kan kiezen om tijd op te registreren. Dit veld is standaard niet zichtbaar. U kan dit zichtbaar maken via Instellingen > Tijdregistratie > Velden en secties. Open hier de sectie Algemeen en maak het veld Offerte zichtbaar door het vinkje 'Verberg veld' uit te zetten.
Je krijgt dan bij het handmatig ingeven van een tijdregistratie een extra veld om een juiste offerte te kunnen selecteren.
In de lijst met offertes is er een extra kolom 'Gepresteerde tijd'.
Ook in de lijst met alle offertes is er een kolom voorzien die weergeeft hoeveel tijd er op een offerte geregistreerd werd in totaal. Voeg hiervoor de kolom Gepresteerde tijd (op offerte) toe aan je overzicht door je overzicht te personaliseren of door de standaard lijstweergave aan te passen.
Het projectdashboard geeft deze uren ook weer
Geregistreerde uren op een offerte worden ook meegenomen bij aanmaak van een project. Deze uren worden ook meegeteld op het dashboard om de totale kost van uitvoering te berekenen.
Zo zal de widget marge offerte vs geboekte kosten al onmiddellijk bij aanmaak van het project de kosten van de tijdregistraties op de offerte weergeven. Ook de widget Tijdregistratie op het projectdashboard toont automatisch de geregistreerde uren op de offerte.
Dat heeft een effect op je nacalculatie uiteraard, want als je je overheadkosten zoals de verkoop van een project onvoldoende verwerkt in je voorziene uren, dan lijd je sneller een negatief rendement op een project.