De e-mailhandtekeningen per gebruiker kunnen centraal beheerd worden. Zo kan je één standaard handtekening per vestiging of bedrijf instellen die automatisch de juiste gegevens invult via dynamische tags. Hierdoor hoef je niet langer per gebruiker afzonderlijk een signature te configureren.
E-mailhandtekeningen instellen
Ga naar Instellingen > Algemeen > E-mailhandtekeningen.
Open de handtekening die je wil aanpassen.
Vul of wijzig de tekst in de editor.
Klik op Bewaren.
Vanaf dan wordt deze handtekening automatisch toegevoegd aan e-mails die vanuit het platform verstuurd worden.
Opgelet:
De handtekening wordt niet getoond in de preview van de e-mail. Stuur na het instellen altijd even een testmail naar jezelf om te controleren of alles correct wordt weergegeven.
Werken met dynamische tags
Door dynamische tags te gebruiken (zoals naam, telefoonnummer, vestiging…), kan één handtekening automatisch aangepast worden per gebruiker. Zo volstaat vaak één centrale signature per vestiging in plaats van een aparte versie per medewerker.
HTML-versie van een handtekening invoegen
Werk je met een bestaande HTML-signature (bv. van marketing of een externe partij), dan kan je deze rechtstreeks invoegen:
Kopieer de HTML-code van je handtekening (bv. uit een .txt-bestand).
Open de gewenste handtekening in IAMD.
Klik in de editor op het <>-icoon om naar HTML-weergave te gaan.
Plak de HTML-code in de editor.
Schakel terug naar de normale weergave via het <>-icoon.
Controleer of alles correct wordt weergegeven.
Klik op Bewaren.
Stuur ook hier best een testmail naar jezelf om te controleren of de opmaak correct doorkomt.
Een voorbeeld van een simpele HTML e-mailhandtekening met dynamische tags:
<table cellpadding="0" cellspacing="0" style="font-family: Arial, sans-serif; font-size: 13px; color: rgb(51, 51, 51); width:100%; max-width: 600px;">
<tbody>
<tr>
<td>
<div style="font-size: 16px; font-weight: bold; color: #000;">[GEBRUIKER_VOORNAAM] [GEBRUIKER_ACHTERNAAM]</div>
<div style="margin: 6px 0;color: #777;">
<br><strong>[LOCATIE_BEDRIJFSNAAM]</strong>
<br>[LOCATIE_ADRESREGEL]
<br>[LOCATIE_ADRESREGEL]
<br>[LOCATIE_POSTCODE] [LOCATIE_PLAATS]
<br>[LOCATIE_TELEFOONNUMMER]
<br>[LOCATIE_WEBSITE]</div>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
Dat zal er zo uit zien (waarbij de tags worden ingevuld door de juiste info):
⚠️ Let op met afbeeldingen in e-mailhandtekeningen
Wees voorzichtig met afbeeldingen of logo's in signatures. Verschillende e-mailclients (Outlook, Gmail, mobiele apps…) gaan hier anders mee om, waardoor lay-out of grootte kan afwijken.
Enkele aandachtspunten:
Gebruik bij voorkeur vaste afmetingen in de HTML, bv.
width="80"of inline styling zoalsstyle="width:80px;"Vermijd grote of niet-geschaalde afbeeldingen
Test altijd in meerdere mailclients indien mogelijk
Zonder vaste breedte/hoogte kan een logo bijvoorbeeld veel te groot getoond worden in bepaalde e-mailprogramma’s, terwijl het elders wel correct lijkt.
Tip:
Heb je vragen bij het opzetten van centrale handtekeningen (structuur, dynamische tags, basisopmaak), dan kan je deze gerust aan support stellen. Zij kunnen je helpen om dit correct in te richten, waarna je het verder zelf kan beheren.