Als je een wijziging aanbrengt in de offerte nadat je al een project hebt aangemaakt wil je vaak nog het budget van het project, de voorziene kosten of de automatische aangemaakte projectonderdelen (taken) bijwerken. Hiervoor is een pop-up voorzien die je de optie geeft om het projectbudget bij te sturen.
Je hebt hierbij verscheidene opties. Dit helpdeskartikel legt je uit welke opties dit zijn.
Opties voor bijsturen projectbudget:
Optie | Uitleg |
Totaal budget | Hiermee pas je alleen de velden 'Totaal budget' en 'Totale voorziene kost' aan. |
Voorziene uren op taken | Hiermee worden automatisch taken aangemaakt per uurtype, als ze nog niet bestaan. Het totaal aantal voorziene uren voor deze taken wordt automatisch berekend uit de offerte. |
Voorziene kosten | Hiermee wordt het overzicht van alle voorziene kosten bijgewerkt. |
Verwijder alle niet-geboekte voorziene kosten | Hiermee verwijder je kosten die niet meer in de offerte staan uit de kostenlijst van je project. |
Als je Voorziene uren op taken aanvinkt en je hebt 4 uur 'development' in je offerte, dan wordt er een taak 'development' aangemaakt met een inschatting van 4 uur. Stel dat er nog geen projectonderdeel (taak) bestaat met het uurtype 'development', dan wordt dit alsnog automatisch aangemaakt.
Als je Voorziene kosten aanvinkt, worden alle materialen en hun kosten bijgewerkt in het project. Maar kosten die eerst wel in je offerte stonden, maar nu er niet meer in voorkomen worden niet automatisch verwijderd. Zie daarvoor de volgende optie.
Als je Verwijder alle niet-geboekte voorziene kosten aanvinkt, worden kosten die eerst wel in je offerte stonden, maar nu na je laatste wijzigingen er niet meer in voorkomen verwijderd - op voorwaarde dat er nog niets opgeboekt werd. Als er al materialen of uren geboekt staan op dit onderdeel, dan zal dit projectonderdeel (taak) blijven bestaan.
Altijd de pop-up tonen voor bijwerken van het projectbudget
Als je wilt dat de pop-up om je projectbudget bij te werken altijd verschijnt, ongeacht of er nu een aantal of een prijs veranderd is, kan dit zo ingesteld worden. Je krijgt dan telkens de pop-up als je een offerte opslaat. Dit is een extra pop-up die verschijnt elke keer je je offerte opslaat, maar zo heb je wel de zekerheid dat de gegevens bij je project altijd up-to-date zouden moeten zijn.
Om deze optie te activeren gaat u naar Instellingen > Offerte > Projectspecifieke instellingen. Vink hier Pop-up voor projectbudget bij te sturen altijd tonen na opslaan offerte aan.
Nu zal de pop-up automatisch verschijnen elke keer dat je een wijziging aanbrengt in een offerte, waardoor je altijd de kans krijgt om je projectgegevens bij te werken.