Vanuit onze offerte/calculatie gaat er kostenlijst gegenereerd worden van alle voorziene materialen die we gecalculeerd hebben in de offerte.

Door de aantallen aan te passen in de kostenlijst of zaken te vervangen of toe te voegen kan er nog afgeweken worden naar een actuelere situatie.

De lijst met voorziene kosten kan gedownload worden via de knop DOWNLOAD EXCEL onderaan de pagina.

Er kunnen op verschillende manieren kosten geboekt worden. Deze worden hieronder beschreven.

Er kunnen manueel kosten geboekt worden op 2 manieren;

Selecteer de materialen door ze aan te vinken. Zodra je de materialen selecteert zal er een extra knop verschijnen. Er kunnen nu kosten geboekt worden via x item(s) geselecteerd → Kosten boeken

Er verschijnt een pop-up waarin de aantallen die verbruikt werden in te geven. Standaard is dit het voorziene aantal voor dit project.

Je kan per regel kosten boeken via de sneltoets op het einde van de regel.

Ook hier volgt de pop-up om de juiste aantallen mee te geven.

De geboekte kosten worden vervolgens opgelijst onder ‘Geboekte kosten’.

Meer info over handmatig kosten boeken.

Onder ‘Geboekte kosten’ zijn er nog 2 manieren voor het toevoegen van kosten aan het project.

Via de knop Materiaal toevoegen via magazijn’ springen we naar de zogenaamde ‘Magazijn view’ en opent het ‘Mutatie’ scherm.

We gaan vervolgens een magazijn mutatie uitvoeren door één of meerdere producten te zoeken. Je kan producten zoeken door

Als het product wordt weergeven kan je het aantal aanpassen en via knop VOORRAAD AFBOEKEN krijg je vervolgens een pop-up om aan te geven op welk project dit materiaal verbruikt werd. Eventueel kan er ook een taak aangeduid worden.

Je kan (als dit voorzien is) ook aangeven volgens welk boekingstype (Offerte, meerwerk, garantie,..) en een bijkomende mededeling opnemen waarvoor het materiaal bv. gebruikt is.

Het project is gekend, dus er hoeft geen project opgegeven worden, er kan eventueel nog een taak/fase geselecteerd worden.

Je kan manueel een naam/korte omschrijving meegeven, de eenheid meegeven, boektingstype, aantal, kostprijs en verkoopprijs.

Selecteer de materialen door ze aan te vinken. Zodra je de materialen selecteert zal er een extra knop verschijnen. Er kunnen nu kosten op een inkooporder geplaatst worden via x item(s) geselecteerd → Inkooporder maken

Vervolgens verschijnt er een pop-up met de materialen die je wenst in te kopen.

Qua levermethode kan er gekozen worden tussen

Selecteer de gewenste levermethode voor jouw inkoop.

Bij de lijst van product met er eventueel nog een leverancier aangeduid worden. (Als er op het product reeds een leverancier voorzien is, dan zal deze automatisch ingevuld worden).

Je kan vervolgens kiezen of je een nieuw inkooporder gaat aanmaken of gaat toevoegen aan een nog openstaand inkooporder voor deze leverancier door één van de nog openstaande inkooporders te selecteren a.d.h.v. het inkoopnummer.

Je maak vervolgens het inkooporder aan via de knop ITEM(S) BESTELLEN Vervolgens wordt er een inkooporder aangemaakt en spring je naar het betreffende inkooporder. Dit kan je vervolgens verzenden naar de leverancier.

De leverancier gaat vervolgens je producten leveren. Het inkooporder wordt dan in ontvangst genomen (via Actie → In ontvangst nemen op het inkooporder of via magazijn view) en meteen geboekt als kost op ons project (of als voorraad opnemen in ons magazijn).

Selecteer de materialen door ze aan te vinken. Zodra je de materialen selecteert zal er een extra knop verschijnen. Er kunnen nu kosten geboekt worden via x item(s) geselecteerd → Levering maken

Vervolgens verschijnt er een pop-up met de materialen die je wenst te leveren waarbij je het gewenste aantal kan ingeven en vervolgens druk je op LEVERING MAKEN . Je springt vervolgens naar de levering waarbij je de levering kan verzenden via Actie → Levering verzenden .

Zodra de levering verzonden is wordt deze toegevoegd aan het overzicht van de geboekte kosten.

Je opent het betreffende inkooporder waarvoor je een factuur ontvangen hebt.

Vervolgens ga je via Actie → Aankoopfactuur maken de aankoopfactuur aanmaken of de regels toevoegen aan een bestaande factuur.

De aankoopfacturen kan je ook steeds terugvinden onder het tabblad ‘Aankoopfacturen’ van je project.

Ga naar de OCR-inbox via de lijstweergave van je aankoopfacturen → Actie → OCR-verwerking

Sleep de aankoopfacturen in de linkerkolom. Deze aankoopfacturen worden vervolgens uitgelezen.

Op deze manier wordt de gegevens van de factuur zoveel mogelijk automatisch overgenomen.

Je kan deze factuur vervolgens aan je project (of meerdere) toewijzen (overkoepelend of regel per regel)

Niet enkel materialen (en transport) zijn een kost bij projecten, ook uren. Uren worden geregistreerd via tijdsregistratie.

Via configuratie kan er een start/stop-systeem voor tijdsregistratie aangezet worden.

Dit kan op volgende niveau’s;

Ga naar het tabblad ‘Tijdsregistraties’ en voeg manueel tijdsregistraties toe via + Tijdsregistratie

Dit is handig voor bediendes die ingelogd zijn op het platform en niet met het start/stop-systeem wensen te werken.

Bovenaan naast de projectomschrijving kan je een start/stop-knop terugvinden.

Druk op start om de tijdsregistratie te starten en druk op stop om een tijdsregistratie te stoppen.

Deze tijdsregistratie kunnen ook gestart worden via de mobiele app.

Bij elke fase of taak kan je rechts een start/stop knop terugvinden. Ook hier geldt hetzelfde principe als bij project.

Dezelfde manier kan ook toegepast worden op todo niveau. Ook hier geldt hetzelfde principe als bij project/fase.