Een indexatieformule kan je gebruiken om prijzen aan de hand van een vooraf afgesproken formule. Hierbij kan het dat sommige parameters in je formule op voorhand al vast liggen (bij de opmaak van de offerte of het abonnement) terwijl anderen pas op het moment van facturatie bekend zullen zijn.
Om indexatieformules te beheren hebt u de rechten nodig op de instellingen van verkoopfacturen.
Indexatieformules beheren
1. Open de instellingen
Open de instellingen van de entiteit Verkoopfacturen en kies voor Indexatieformules.
2. Kies om een indexatieformule toe te voegen (of open een bestaande)
3. Vul het formulier in
Naarmate u typt in het veld voor de wiskundige notatie zal u merken dat u onderaan de verschillende parameters in de formule opgelijst krijgt.
Let op de wiskundige tekens die ondersteund zijn. Vermenigvuldiging doe je met een ster (\*) en een deling met een schuine streep (/) bijvoorbeeld.
4. Duid aan welke parameters al moeten ingevuld worden op het moment van het kiezen van de formule
De waarden van deze parameters zijn dan al gekend op bijvoorbeeld het moment van het aanmaken van de offerte
Geef eventueel meer informatie bij deze parameter om achteraf te verduidelijken waar deze waarde opgezocht kan worden bijvoorbeeld.
Indexatie toepassen op een offerte
1. Open een offerte waarop je indexatie wil toepassen (of maak een nieuwe aan)
2. Ga naar het veld waar de indexatieformule op staat.
In dit voorbeeld staat dit veld op een apart tabblad, maar dat kan eender waar gezet worden en kies de indexatieformule die je wil toepassen.
3. Vul de parameters in waarvan de waarden al vast lagen op het moment van het kiezen van de offerte
Wanneer deze offerte uiteindelijk (gedeeltelijk) gevorderd of gefactureerd kan worden, gaat u via de nacalculatie bij uw project.
4. Kies ervoor om de nacalculatie op basis van de offerte te doen
Alleen bij nacalculaties op basis van een offerte worden indexatieformules toegepast.
5. Vul nu de ontbrekende parameters in waarvan de waarden enkel gekend zouden zijn tijdens de facturatie
6. Eens u klaar bent wordt de indexatie berekend en toegepast
De prijzen in dit scherm zijn al aangepast aan de hand van de berekende indexatiefactor. Deze melding bovenaan wijst u daar nog eens extra op.
7. Als u klaar bent met deze nacalculatie te controleren kan u onderaan kiezen om deze factuur op te maken.
Het is ook mogelijk om de nacalculatie te bewaren. Dan krijgt u volgende keer wanneer u deze nacalculatie opnieuw opent wel de mogelijkheid krijgen om de ingevulde parameterwaarden nog aan te passen.
De verkoopfactuur is aangemaakt met aangepaste prijzen
U kan rechtstreeks bij de verkoopfactuur zien welke parameters zijn meegenomen in de formule en tot welke indexatiefactor deze berekening heeft geleid
Het is niet mogelijk om deze parameters nu nog aan te passen om bv. de prijzen opnieuw te berekenen. Dit kan u doen door deze verkoopfactuur te verwijderen en een nieuwe verkoopfactuur aan te maken via de nacalculatie.
Indexatie toepassen op een abonnement
Ook bij abonnementen kunnen indexatieformules toegepast worden. Dit werkt zeer analoog.
1. Maak een nieuw abonnement aan (of open een reeds bestaand abonnement)
2. Kies een indexatieformule
In dit voorbeeld is het veld indexatieformule op een apart tabblad gezet, maar dit kan eender waar gezet worden in het formulier.
3. Vul de parameters in die reeds gekend zijn op dit moment
4. Sla alle wijzigingen op
5. Factureer je abonnement
Wanneer het tijd is om dit abonnement (opnieuw) te factureren kiest u voor Actie => Factuur maken.
6. Vul de ontbrekende parameters aan
Het systeem vraagt nu nog de ontbrekende parameterwaarden zodat de juiste indexatiefactor berekend kan worden.
7. Klik op "Factuur maken" om de indexatiefactor te berekenen
De verkoopfactuur is aangemaakt en geïndexeerd.
De verkoopfactuur zal ineens de juiste geïndexeerde prijzen weergeven. Ook nu vind je alle parameters die zijn gebruikt om de prijzen aan te passen bij de indexatieformule.
Het is niet mogelijk om deze parameters aan te passen om bv. de prijzen te laten herberekenen. Om dat te doen dien je deze verkoopfactuur te verwijderen en opnieuw aan te maken vanuit het abonnement. Je krijgt dan immers de kans om opnieuw de parameterwaarden in te vullen.
