De betalingssynchronisatie met Octopus is een synchronisatie die 1x om de 4u loopt en die voor alle openstaande facturen het openstaande saldo opzoekt in Octopus. Hiervoor wordt een rapport opgehaald van alle openstaande posten in Octopus.
We zoeken het openstaand saldo op aan de hand van het boekstuknummer, omdat dit de enige informatie is die IAMD heeft over de boekingen die automatisch aangemaakt zijn in Octopus bij het exporteren van de factuur.
​
Het is daarom ook heel belangrijk dat deze boekstuknummers overeen komen. Stel dat je een boeking in Octopus ongedaan maakt en zelf opnieuw inboekt, dan moet het boekstuknummer overeen komen. Als dit niet overeenkomt, zal de betalingssynchronisatie niet correct werken. Dus pas de boekstuknummer in Octopus handmatig aan indien nodig.
​

Voor elke openstaande factuur wordt:

Het is op dit moment niet mogelijk om een enkele factuur zijn betaalstatus op te zoeken, vanwege een beperking hierop vanuit Octopus. Als dit mogelijk gemaakt wordt bij Octopus kan IAMD deze functionaliteit wel integreren.
​

Een unieke uitdaging bij de betalingssynchronisatie doet zich voor bij de overgang van het ene boekjaar naar het andere. Bij de jaarwisseling kan het voorkomen dat openstaande posten nog niet zijn overgeboekt naar het nieuwe boekjaar in Octopus. In zo'n geval ontvangt IAMD een lege lijst terug van Octopus.
IAMD interpreteert deze lege lijst als een indicatie dat alle facturen zijn betaald en boekt dienovereenkomstig betalingen in op alle verkoopfacturen.
​
Momenteel biedt Octopus geen methode waarmee IAMD kan detecteren dat de lege lijst het resultaat is van een (voorlopig) leeg boekjaar. Dit maakt het moeilijk voor IAMD om adequaat te reageren op deze situatie zonder handmatige interventie.
Vanwege deze beperking is het belangrijk voor gebruikers om bewust te zijn van de potentiële impact van de jaarovergang op de betalingssynchronisatie.