De integratie tussen IAMD. ERP en Exact Online biedt een naadloze synchronisatie van betalingsinformatie, waarbij Exact Online als het "point of truth" wordt beschouwd. Dit houdt in dat de betalingsstatus in Exact Online altijd als correct wordt aangenomen. Dit artikel legt uit hoe deze synchronisatie werkt en hoe je eventuele discrepanties kunt beheren.
Hoe werkt de synchronisatie?
Tijdens de betalingssynchronisatie wordt voor elke factuur het openstaande saldo uit Exact Online opgevraagd en vergeleken met het openstaande saldo in IAMD. ERP. Dit proces zorgt ervoor dat de betalingsstatus in beide systemen consistent blijft.
Voorbeeld:
Stel dat er een betaling is ingeboekt op deze factuur in IAMD. ERP op 23/01.
IAMD. ERP zal vervolgens automatisch het openstaande saldo uit Exact Online opvragen. Als in Exact Online de factuur nog volledig openstaat, zal IAMD. ERP de ingeboekte betaling tegenspreken door een negatieve betaling toe te voegen, om zo de synchronisatie te handhaven.
Het is dus belangrijk dat de betalingsopvolging in eerste instantie in Exact Online gebeurt.
Identificatie van Handmatige Betalingen
Betalingen die via de koppeling met Exact Online zijn ingeboekt, worden altijd gemarkeerd met Betaling via Exact Online.
Betalingen zonder deze vermelding of een andere vermelding zijn handmatig ingeboekt in IAMD. ERP. Je kunt in het tabblad Gebeurtenissen bij de betaling zien wie dit heeft gedaan.
Opvolging van Betalingen
De opvolging van betalingen dient primair in Exact Online te gebeuren. IAMD. ERP vergelijkt de saldi met Exact Online en past de records dienovereenkomstig aan om consistentie te waarborgen.
Mismatch in Saldi
Wanneer een factuur wordt aangepast nadat deze naar de boekhouding is doorgestuurd, kan er een mismatch ontstaan tussen de saldi in Exact Online en IAMD. ERP. Dit resulteert in het automatisch boeken van een betaling om het verschil te compenseren, gebaseerd op de veronderstelling dat de saldi in Exact Online correct zijn.
Oplossing voor Saldi Mismatch
Voor het aanpassen van een factuur die al naar de boekhouding is doorgestuurd, is het noodzakelijk om deze eerst uit de boekhouding te verwijderen. Dit doe je door de optie "Export naar boekhouding ongedaan maken" te selecteren via de groene actieknop. Hierdoor wordt de factuur uit de boekhouding verwijderd, waardoor je aanpassingen kunt maken zonder ongewenste automatische betalingen. Na aanpassing kan de factuur opnieuw geëxporteerd worden naar de boekhouding.