Het is mogelijk om per factuurlijn of per BTW-code ineens ook een grootboekrekeningnummer mee te geven naar Octopus. Dit helpdeskartikel legt uit hoe dat precies werkt en wat je opties zijn.
Goed om te weten
Indien niet ingesteld, wordt er terug gevallen op de standaard grootboekrekeningnummer: bij een aankoopfactuur is dat 600.000, bij een verkoopfactuur 700.000.
Er is een verschil tussen je factuurlijnen groeperen per BTW-code en je factuurlijnen niet groeperen per BTW-code. Het is ook mogelijk om een apart grootboekrekeningnummer in te stellen per factuurlijn - maar let op, als je bij de export naar Octopus ervoor kiest om te groeperen per BTW-code, zal deze informatie genegeerd worden.
Een apart grootboekrekeningnummer per factuurlijn
Je kan zowel bij aankoop- als bij verkoopfacturen ervoor kiezen om de grootboekrekeningnummer ineens in te geven in IAMD. ERP zelf. De juiste instelling daarvoor vind je via Instellingen => Verkoopfacturen / Aankoopfacturen => Algemeen. Vink hier 'Per factuurlijn een rekeningnummer voor de boekhouding kunnen opgeven' aan.
Deze instelling kan zowel voor aankoopfacturen als voor verkoopfacturen apart worden ingesteld.
Opgelet
Als u deze instelling aanpast moet u even F5 doen vooraleer u de extra keuzelijst bij de factuurlijnen ziet verschijnen
Als deze optie aanstaat, dan wordt de grootboekrekeningnummer gebruikt die op de factuurlijn is aangegeven.
Als u groepeert per BTW-code
Bij het groeperen per BTW-code wordt er één factuurlijn geëxporteerd naar Octopus per BTW-code die gebruikt wordt op uw factuur. Vanzelfsprekend kan er bij groeperen niet gekeken worden naar het product dat aan de factuurlijn gekoppeld is om een rekeningnummer te bepalen.
Als u groepeert op BTW-code wordt er rekening gehouden met (in volgorde):
de ingestelde grootboekrekeningnummer bij de BTW-code zelf.
of - indien niet ingesteld -de ingestelde grootboekrekeningnummer bij de klant of leverancier
of - indien niet ingesteld -de standaard grootboekrekeningnummer
(600 000 voor aankoopfacturen, 700 000 voor verkoopfacturen)
Opgelet
Het is mogelijk om de instelling om een aparte rekeningnummer voor de boekhouding in te stellen per factuurlijn in IAMD en bij de export naar de boekhouding alsnog tóch op BTW-code te groeperen.
Als u dit doet, dan wordt de ingestelde grootboekrekeningnummer op de factuurlijn genegeerd. De ingestelde grootboekrekeningnummers in IAMD zijn dan puur ter informatie of voor rapportage-doeleinden.
Als u niet groepeert per BTW-code
Als u niet groepeert op BTW-code, dan exporteren we elke factuurlijn van de factuur ook op die manier naar Octopus.
Er zijn dan enkele mogelijkheden om de juiste rekeningnummer in te te stellen. Dit zijn (in volgorde:
de ingestelde grootboekrekeningnummer op de factuurlijn
of indien niet ingesteld:de ingestelde grootboekrekeningnummer bij de BTW-code van de factuurlijn
of indien niet ingesteld:de standaard grootboekrekeningnummer
(600 000 voor aankoopfacturen, 700 000 voor verkoopfacturen)