Een PO-nummer (Purchase Order-nummer) is een referentie die een klant of leverancier gebruikt om een bestelling te identificeren.
Het wordt vaak afgesproken tussen beide partijen en moet op alle communicatie rond die bestelling vermeld worden.
Je kan het vergelijken met een bestelnummer, maar dan specifiek voor professionele aankopen.
Waarvoor dient een PO-nummer?
Het PO-nummer zorgt ervoor dat iedereen naar dezelfde bestelling kan verwijzen.
Het wordt gebruikt om documenten correct aan elkaar te koppelen.
Typische toepassingen:
Bij het bestellen
De leverancier ziet meteen over welke bestelling het gaat.Bij levering
De levering kan gecontroleerd worden tegenover de juiste order.Bij facturatie
De factuur kan gekoppeld worden aan de correcte bestelling.Bij interne opvolging
Aankopen kunnen eenvoudiger opgevolgd en gecontroleerd worden.
Wanneer is een PO-nummer verplicht?
Veel grotere bedrijven en overheidsinstanties werken verplicht met PO-nummers.
Zonder dit nummer:
Wordt een factuur soms geweigerd
Of kan ze niet verwerkt worden in hun administratie
Daarom vragen klanten vaak om hun PO-nummer te vermelden op:
Offertes
Orders
Leverbonnen
Facturen
Wat betekent dit concreet in de praktijk?
Je klant geeft jou een PO-nummer door voor een bestelling.
Jij vermeldt dit nummer op alle documenten die bij die bestelling horen.
Zo kan de klant de documenten correct koppelen in zijn administratie.