Een PO-nummer (Purchase Order-nummer) is een uniek nummer dat wordt gebruikt om een specifieke aankooporder te identificeren. Een aankooporder (PO) is een officieel document dat een bedrijf naar een leverancier stuurt om aan te geven welke producten of diensten het wil bestellen, hoeveel ervan nodig zijn, en tegen welke prijs.
Stel je voor dat je als bedrijf een bestelling plaatst bij een leverancier. Om bij te houden wat je precies hebt besteld, maak je een document aan met een beschrijving van de producten, de aantallen, en een uniek nummer: het PO-nummer. Dit nummer gebruik je later om gemakkelijk terug te vinden welke bestelling het precies was.
Waar wordt het voor gebruikt?
Het PO-nummer wordt gebruikt in de communicatie met de leverancier en in de administratie om te zorgen dat iedereen duidelijk kan verwijzen naar dezelfde bestelling. Het helpt bedrijven om overzicht te houden en fouten te voorkomen. Bijvoorbeeld:
Bij het plaatsen van een bestelling:
De leverancier kan met het PO-nummer zien welke bestelling het is en deze correct verwerken.Bij het ontvangen van goederen:
Het bedrijf kan controleren of alles klopt door het PO-nummer op de levering te vergelijken met de oorspronkelijke order.Bij het betalen van facturen
Als een factuur binnenkomt, kan het PO-nummer helpen om de betaling te koppelen aan de juiste bestelling.
Kortom, het PO-nummer is als een bestelreferentie, net zoals een bestelnummer wanneer je iets online koopt, maar dan specifiek voor bedrijven en leveranciers.
Veel overheden en grotere bedrijven verplichten het gebruik van een PO-nummer omdat het hen helpt om hun aankopen beter te beheren en te controleren. Deze verplichting zorgt ervoor dat elke bestelling wordt geregistreerd en goedgekeurd voordat de leverancier kan factureren.