Een conceptfactuur wordt ook wel eens een proforma-factuur genoemd. Dat is een factuur die nog niet officieel is. Vaak wordt dit document gebruikt om goedkeuring te vragen aan uw klant vooraleer u de factuur daadwerkelijk de deur uitstuurt.
Werken met conceptfacturen kan handig zijn om de nood aan creditnota's te verminderen door een klant eerst expliciet te laten akkoord gaan met de proforma factuur.
Je leest in dit helpdeskartikel meer informatie over hoe je in het platform kan werken met conceptfacturen en welke instellingen daarop van toepassing zijn.
Werken met conceptfacturen
Een conceptfactuur is een factuur met status 'In aanmaak'. Een factuur met deze status heeft geen nummer en ook geen gestructureerde mededeling. Als nummer ziet u gewoon In aanmaak staan.
Stel dat u dus een conceptfactuur zou willen aanmaken in het systeem, verandert u de status naar In aanmaak. Het systeem wist zelf de benodigde velden.
Tip
Als u wil dat elke nieuwe factuur standaard eerst een conceptfactuur wordt, ga dan naar Instellingen > Verkoopfactuur > Algemeen en vink Nieuwe verkoopfacturen altijd als concept-factuur aanmaken aan onder het kopje Weergave en status.
Een conceptfactuur definitief maken
Het is belangrijk dat u via de groene actieknop een conceptfactuur definitief maakt. Deze actie doet enkele stappen voor u die belangrijk zijn om tot een volledig geldige factuur te komen:
de datum van de factuur wordt verzet naar de datum van vandaag
de vervaldatum wordt opnieuw berekend
de verkoopfactuur krijgt een nieuw nummer toegekend, zodat die aansluit achteraan in het rijtje als laatste nieuwe verkoopfactuur
de gestructureerde mededeling wordt ingevuld
Opgelet
Gebruik altijd de groene actieknop om een conceptfactuur definitief te maken. U kan immers zelf geen gestructureerde mededeling opgeven bij een verkoopfactuur.
