Bij het verzenden van verkoopfacturen is de flow vereenvoudigd. Er is nog maar één centrale actieknop voorzien om een factuur te verzenden. Het systeem begeleidt je vervolgens stap voor stap en voert automatisch de nodige controles uit.
Verzenden van een verkoopfactuur
Klik op de groene actieknop > Verzenden
Er opent een pop-up waarin het systeem automatisch validaties uitvoert en de beschikbare verzendopties toont.
Het systeem controleert onder andere:
Of verzending via Peppol verplicht is voor deze klant
Of de klant actief is op het Peppol-netwerk
Welke verzendmethodes toegestaan zijn
Peppol verplicht
Als Peppol verplicht is voor de klant en je kiest toch een andere verzendmethode, zal het systeem een duidelijke visuele melding tonen.
Zo word je onmiddellijk gewaarschuwd dat de gekozen methode niet is toegestaan en dat de factuur via Peppol verzonden moet worden.
Klant niet actief op Peppol of particulier
Wanneer een klant een particulier is of niet actief is op het Peppol-netwerk, wordt de Peppol-optie automatisch uitgeschakeld.
In dat geval kan je de factuur verzenden via de alternatieve methodes, zoals:
E-mail
Post
Het systeem toont enkel de verzendopties die effectief mogelijk zijn voor deze klant.
Extra formulier bij verzending via Peppol
Wanneer je kiest om via Peppol te verzenden, verschijnt er een extra formulier.
Hier zal het systeem:
Automatisch de PO/referentie proberen te bepalen
De mogelijkheid geven om extra informatie toe te voegen
De mogelijkheid geven om bijlages toe te voegen
Dit zorgt ervoor dat de factuur correct en volledig via het Peppol-netwerk wordt verstuurd.
Extra e-mail na Peppol-verzending
Na het verzenden via Peppol krijg je bijkomend de optie om ook nog een e-mail naar de klant te sturen. Dit wordt echter afgeraden.
Klanten die Peppol gebruiken, kiezen hier meestal bewust voor om facturen centraal digitaal te ontvangen. Extra e-mails worden in de praktijk vaak als storend ervaren en zijn doorgaans niet nodig.
Sommige betalingsinstellingen vragen om een specifieke melding mee te sturen met de verkoopfactuur. Je kan via Instellingen > Verkoopfactuur > Documentsjabloon een notitie toevoegen dat je meestuurt met je Peppol UBL. Deze notitie verschijnt dan bij de Peppol-inbox in het notitie-veld. Het is ook mogelijk hier verkoopfactuur-tags te gebruiken.
Belangrijke opmerking
Eens een factuur via Peppol is verzonden, kan deze niet opnieuw via Peppol verstuurd worden. Dit is een beperking van het Peppol-netwerk.
Correcties gebeuren daarom via een creditnota en een nieuwe factuur, zoals binnen een correct facturatieproces hoort.