Wat is Peppol?
Het Peppol-netwerk is een Europees systeem om elektronische inkoopprocessen tussen bedrijven en overheidsorganisaties binnen Europa te vergemakkelijken. U kan meer lezen over dit systeem en het verplicht gebruik ervan in dit helpdeskartikel.
Dit helpdeskartikel legt je uit hoe je jouw IAMD-omgeving kan registreren als Peppol-postbus om zo ook aankoopfacturen te ontvangen, rechtstreeks in IAMD.
Peppol-postbus registreren
Binnen het Peppol-netwerk moet je aangeven waar je je Peppol-facturen wil ontvangen. Dit noemen we je Peppol-postbus. Je kan maar één Peppol-postbus registreren als bedrijf, dus stel dat je deze hebt geregistreerd via je boekhoudpakket, dan kan je niet ook je aankoopfacturen ontvangen in IAMD. Dit kan maar op één plek.
Je moet dus even afwegen, vaak samen met je boekhouder, waar je de aankoopfacturen gaat ontvangen. Als je wenst om IAMD als Peppol-postbus te gebruiken, dan moet je onderstaande stappen doorlopen:
Stap 1: Peppol-postbus aanvragen
Je hebt een geverifieerd Peppol-bedrijfsprofiel nodig, waarmee je al verkoopfacturen kan verzenden. Hoe je dit kan verkrijgen lees je in dit helpdeskartikel.
Als je Peppol-bedrijfsprofiel al gevalideerd werd door de Isabel Group, dan ziet u in de blauwe kader de mogelijkheid om aankoopfacturen te ontvangen. U klikt dan op de knop Activeer deze optie en volgt de stappen om uw Peppol-postbus te registreren bij IAMD.
Stap 2: Peppol-inbox raadplegen
Nadat u bij een Peppol-bedrijsprofiel de optie om aankoopfacturen te ontvangen heeft geactiveerd, heeft u ook toegang tot de Peppol-inbox. Deze is zeer gelijkaardig aan de OCR-inbox.
Facturen die naar uw bedrijf verzonden worden via het Peppol-netwerk komen hier automatisch in terecht, met het oudste bericht bovenaan. U kan deze openen, rechtstreeks de informatie van de leverancier en (indien meegeleverd) de PDF van de factuur raadplegen. Via de knop onderaan kan u kiezen uit volgende acties:
aankoopfactuur aanmaken: hiermee accepteert u de aankoopfactuur. Het item verdwijnt uit uw Peppol-inbox en wordt omgezet naar een aankoopfactuur in het systeem. Hierna kan u bijvoorbeeld uw eigen goedkeuringsflows toepassen en waar nodig nog koppelen aan het juiste project.
in wacht zetten: hiermee 'parkeert' u de aankoopfactuur - omdat u bijvoorbeeld nog informatie hebt opgevraagd waar u nu op aan het wachten bent. De aankoopfactuur verdwijnt uit uw Peppol-inbox, maar is nog steeds terug te vinden door de filter status bovenaan aan te passen naar In wacht
markeren als afgehandeld: hiermee doet u verder niets met de aankoopfactuur. Deze optie kan u gebruiken als de aankoopfactuur bijvoorbeeld al via e-mail of via de post is binnengekomen en reeds verwerkt is in het systeem. De aankoopfactuur verdwijnt dan uit uw Peppol-inbox, zonder dat er enige actie mee gebeurt voor de rest.
Goed om te weten
U kan de Peppol-inbox ook gebruiken door er zelf UBL-bestanden naar op te laden. De werking is dan identiek aan de andere bestanden. Stel dat u dus leveranciers hebt die nu al UBL-bestanden aanleveren bij de facturen die ze naar u sturen, dan kan u deze opladen in de Peppol-inbox en deze automatisch omzetten naar een aankoopfactuur in het systeem.