Wat is Peppol?
Het Peppol-netwerk is een Europees systeem om elektronische inkoopprocessen tussen bedrijven en overheidsorganisaties binnen Europa te vergemakkelijken. Je kan meer lezen over dit systeem en het verplicht gebruik ervan in dit helpdeskartikel.
Dit helpdeskartikel legt je uit hoe je jouw IAMD-omgeving kan registreren als Peppol-postbus om aankoopfacturen te ontvangen, rechtstreeks in IAMD.
Peppol-postbus registreren
Binnen het Peppol-netwerk geef je aan waar je je Peppol-facturen wil ontvangen. Dit noemen we je Peppol-postbus. Je kan maar één Peppol-postbus registreren als bedrijf.
Stel dat je deze al hebt geregistreerd via je boekhoudpakket, dan kan je niet ook aankoopfacturen ontvangen in IAMD. Je moet dus even afwegen, vaak samen met je boekhouder, waar je aankoopfacturen gaat ontvangen.
Als je wenst om IAMD als Peppol-postbus te gebruiken, dan moet je onderstaande stappen doorlopen:
Stap 1: Peppol-postbus aanvragen
Je hebt een geverifieerd Peppol-bedrijfsprofiel nodig, waarmee je al verkoopfacturen kan verzenden. Hoe je dit kan verkrijgen lees je in dit helpdeskartikel.
Als je Peppol-bedrijfsprofiel al gevalideerd werd door de Isabel Group, zie je in het blauwe kader de mogelijkheid om aankoopfacturen te ontvangen. Klik op Activeer deze optie en volg de stappen om je Peppol-postbus te registreren bij IAMD.
Stap 2: Peppol-inbox raadplegen
Nadat je de optie om aankoopfacturen te ontvangen hebt geactiveerd, krijg je toegang tot de Peppol-inbox.
Je opent deze via het overzicht van je aankoopfacturen:
Groene actieknop > Peppol-inbox
Alle documenten die via Peppol naar jouw bedrijf verzonden worden (aankoopfacturen én aankoopcreditnota’s) verschijnen hier automatisch.
Je kan een openen openen om:
De leveranciersinformatie te bekijken
De ontvangen factuurgegevens te raadplegen
(Indien meegeleverd) de PDF van de factuur te bekijken
Eventuele extra bijlages te raadplegen via het tabje Extra bijlages
Via de knop onderaan kan je kiezen uit volgende acties:
Aankoopfactuur aanmaken
Hiermee accepteer je de aankoopfactuur of creditnota. Het item verdwijnt uit de Peppol-inbox en wordt omgezet naar een aankoopfactuur in het systeem. Daarna kan je goedkeuringsflows toepassen en de factuur eventueel koppelen aan het juiste project.In wacht zetten
Hiermee parkeer je de aankoopfactuur tijdelijk, bijvoorbeeld wanneer je nog bijkomende informatie moet opvragen. De factuur verdwijnt uit de Peppol-inbox, maar blijft terug te vinden via de filter "In wacht".Markeren als afgehandeld
Hiermee doe je verder niets met de aankoopfactuur. Dit kan je gebruiken wanneer de factuur al via e-mail of post ontvangen en verwerkt werd. De factuur verdwijnt uit de Peppol-inbox zonder verdere verwerking.
Extra bijlages
In de detailweergave van een Peppol-bericht vind je het tabje Extra bijlages.
Hier worden alle bijkomende bestanden getoond die samen met de Peppol-factuur werden meegestuurd, naast de standaard factuurinformatie en eventuele PDF.
Origineel Peppol-document opnieuw bekijken
Ook nadat je een aankoopfactuur hebt aangemaakt in IAMD, kan je de oorspronkelijke Peppol-informatie opnieuw raadplegen.
Open de aankoopfactuur en kies:
Actie → Toon ontvangen Peppol-document
Deze actie opent een pop-up met de originele Peppol-gegevens zoals ze werden ontvangen via het netwerk, inclusief de bijhorende informatie en structuur.
Goed om te weten
Je kan de Peppol-inbox ook gebruiken door zelf UBL-bestanden op te laden. De werking is identiek aan ontvangen Peppol-berichten.
Wanneer leveranciers UBL-bestanden via e-mail bezorgen, kan je deze opladen in de Peppol-inbox en ze automatisch laten omzetten naar een aankoopfactuur in het systeem.
Kunnen ook creditnota’s via Peppol ontvangen worden?
Ja. Naast aankoopfacturen kunnen ook aankoopcreditnota’s via het Peppol-netwerk ontvangen worden in de Peppol-inbox. Deze worden op identieke manier verwerkt en kunnen worden omgezet naar een aankoopcreditnota in IAMD.