Door een Winner-project te importeren wordt er automatisch een IAMD-project aangemaakt met een offerte per design.
Alle producten, leveranciers en prijzen uit het design worden overgenomen.
Voordat je begint
Zorg dat de volgende zaken in orde zijn:
De Winner API-sleutel is ingesteld (zie Hoe stel ik de Winner-koppeling in?)
Er is een Winner-shop geselecteerd bij de offerte-instellingen
De gewenste importopties zijn geconfigureerd (producten aanmaken, categorieën, etc.)
Een project importeren stap voor stap
1. Open de Winner-projectenlijst
Ga naar het Projecten-overzicht en klik op de actie Winner synchroniseren in de actiebalk. Er opent een dialoogvenster met een lijst van alle projecten uit je Winner-shop.
Je kan in deze lijst:
Zoeken op projectnaam of -nummer
Sorteren op kolom (projectnummer, naam)
Bladeren door de pagina's
2. Selecteer een project
Vink het project aan dat je wil importeren en klik op Bevestigen. Je kan ook meerdere projecten tegelijk selecteren.
3. Koppel de klant
Na het selecteren opent een detailscherm per project. IAMD zoekt automatisch naar een overeenkomende klant in je klantenbestand. Je ziet:
De klantnaam uit Winner
De gevonden IAMD-klant (als er een match is)
Het afleveradres uit het Winner-project
De designs die bij het project horen
Als er geen match is gevonden, kan je:
Een bestaande klant zoeken en koppelen
Een nieuwe klant aanmaken
Facturatieklant
Standaard is de facturatieklant dezelfde als de hoofdklant. Als de facturatieklant in Winner afwijkt, kan je via de optie Hoofdklant gebruiken als facturatieklant een andere facturatieklant selecteren.
Bij zowel de hoofdklant als de facturatieklant controleert IAMD of het e-mailadres, telefoonnummer en BTW nummer overeenkomen met de gegevens uit Winner. Bij afwijkingen verschijnt een waarschuwingsicoon.
4. Bevestig de import
Klik op de knop onderaan om het project aan te maken. De knop toont hoeveel projecten en designs er worden geïmporteerd.
Let op: Je kan een Winner-project slechts één keer importeren. Als het project al eerder is geïmporteerd, krijg je de melding: "Dit Winner project is al geïmporteerd."
Wat wordt er precies aangemaakt?
Bij het importeren maakt IAMD het volgende aan:
Project: met de naam uit Winner en het afleveradres. Het Winner-projectnummer wordt opgeslagen als dat is ingesteld bij de projectinstellingen.
Offerte per design: voor elk design in het Winner-project wordt een aparte offerte aangemaakt.
Offerteversie "Versie 1": elke offerte krijgt een eerste versie met de uitgiftedatum van vandaag en de geldigheidsduur uit je instellingen.
Offertelijnen: alle producten uit het design worden als offertelijnen toegevoegd, gegroepeerd per categorie. Prijzen, kosten, BTW, kortingen en eenheden worden overgenomen.
Recyclagekosten: als het design recyclagekosten bevat, worden deze als apart hoofdstuk toegevoegd.
Globale korting: als er een globale korting is ingesteld in Winner, wordt deze als afzonderlijke korting per BTW percentage toegevoegd.
Producten: als automatisch producten aanmaken is ingeschakeld, worden producten aangemaakt of bijgewerkt met code, naam, eenheid, prijs, kostprijs en BTW code.
Leveranciers: bij automatisch producten aanmaken worden ook leveranciers aangemaakt met hun contactgegevens en als hoofdleverancier gekoppeld aan de producten.
Infovelden: als de import van infovelden is ingeschakeld, worden deze als opgemaakte tekst opgeslagen in het gekozen vrij tekstveld op de offerte.
Hoe werkt de klantherkenning?
IAMD probeert automatisch een bestaande klant te matchen met de contactpersoon uit Winner. Dit gebeurt in drie stappen:
Op extern ID: als de klant eerder is geïmporteerd uit Winner, wordt de koppeling via het interne ID herkend.
Op BTW nummer: het BTW nummer wordt opgeschoond (spaties, punten en streepjes verwijderd) en vergeleken met je klantenbestand.
Op bedrijfsnaam: de bedrijfsnaam wordt vergeleken, waarbij rechtsvormafkortingen (NV, BVBA, BV, SA) worden genegeerd voor een betere match.
Als er meerdere mogelijke matches zijn, wordt de best overeenkomende klant geselecteerd. Je kan de match altijd handmatig aanpassen.
Foutmeldingen
Melding | Betekenis |
"Dit Winner project is al geïmporteerd" | Het project is eerder al geïmporteerd. Gebruik synchronisatie om updates op te halen. |
"Winner api not available at the moment" | De Winner-API is tijdelijk niet bereikbaar. Probeer het later opnieuw. |
"Er is iets fout gegaan bij het maken van het project" | Er ging iets mis bij het aanmaken. Controleer je instellingen en probeer opnieuw. |