Het is mogelijk om documenten digitaal te laten ondertekenen door uw klant. Dat heeft verscheidene voordelen, waaronder een verdere digitalisering van uw werkwijze. De goedkeuring van een offerte, bijvoorbeeld, kan dan volledig geautomatiseerd binnen komen en de ondertekende versie van de offerte zit rechtstreeks in het systeem opgeslagen.

Dit helpdeskartikel geeft u meer informatie over hoe u met digitale ondertekening aan de slag kan gaan.

Je kan in principe eender welk document digitaal laten ondertekenen. Dit kan dus zowel voor offertes als voor vorderingen of andere documenten. De stappen om dit te activeren zijn steeds hetzelfde.

Om documenten digitaal te kunnen laten ondertekenen volgt u volgende stappen:

U kan daarna ook het e-mailsjabloon wijzigen waarmee u bv. uw offerte verstuurt, zodat deze een link krijgt naar het digitaal te ondertekenen document. U kan dit doen door ofwel het standaard e-mailsjabloon aan te passen, of een apart e-mailsjabloon te voorzien dat u gebruikt als u wenst dat een offerte digitaal ondertekend wordt.

U vindt de instellingen van het e-mailsjabloon via de instellingen van de entiteit. Voor een offerte is dat bijvoorbeeld Instellingen > Offerte > E-mailsjablonen.

In je e-mailsjabloon moet minstens 1 van volgende 2 tags staan:

Een voorbeeld van een correct e-mailsjabloon vindt u in de screenshot hieronder:

Dit zou als volgt in de inbox van uw klant aankomen:

Als u automatisch een link naar een digitaal te ondertekenen document wil maken, bijvoorbeeld bij het verzenden van een offerte. Dan kiest u in het e-mailvenster voor het sjabloon waar de {IAMD.SIGN} tags in staan. Hierbij zal er automatisch een digitaal te ondertekenen document worden aangemaakt. Dit document zal je terugvinden onder de tab 'Digitaal ondertekenen'.
Als de klant het document digitaal ondertekend dan zal de gebruiker die het document verzonden heeft een melding ontvangen, en in het geval van een offerte zal de offerte automatisch op 'goedgekeurd' worden geplaatst.​

Als u bijvoorbeeld bijkomende documenten wil uploaden om digitaal te laten ondertekenen dan kan dat via de tab 'Digitaal ondertekenen'. Bijvoorbeeld bij een project zijn er bepaalde overeenkomsten die nog digitaal moeten worden ondertekenen. Dan navigeert u naar de tab 'Digitaal ondertekenen' bij het bijhorende project en drukt u links onderaan op 'Upload', vervolgens kiest u een PDF-bestand, en kan u deze per mail onmiddellijk verzenden naar de klant.