Wanneer je een offerte, factuur, werkbon,.. verstuurt, wordt het document zelf automatisch als bijlage toegevoegd. Je kan daarnaast ook extra bijlagen meesturen, zoals algemene voorwaarden, een brochure of een attest.
Je kan die bijlagen:
éénmalig toevoegen bij verzending
of vooraf instellen als standaardbijlage
Extra bijlage toevoegen bij verzending
Open de offerte, factuur, werkbon,...
Klik op Actie > Verzenden
Er verschijnt een popup.
Onderaan zie je dat het document automatisch als bijlage is toegevoegd. Daarnaast kan je extra bijlagen toevoegen via de knoppen:
+ Bijlage
Voeg een bestand toe vanaf je computer.+ Versie
Voeg een andere versie van hetzelfde document toe (indien beschikbaar).+ Standaard
Kies een bijlage uit de lijst met vooraf ingestelde standaardbijlagen.
⚠️ Voeg niet te veel of te grote bestanden toe. Veel mailboxen hanteren een limiet van ongeveer 10 MB voor inkomende e-mails.
Standaardbijlagen instellen
Wil je dat een bijlage automatisch wordt meegestuurd (bijvoorbeeld algemene voorwaarden)? Dan moet je deze eerst definiëren als standaardbijlage.
Configuratie
Ga via het tandwieltje rechtsboven naar Instellingen
Kies de entiteit waarvoor je een standaardbijlage wil instellen (bijv. Offertes)
Open het tabblad Bijlagen
Klik op + Bijlage
Vul het volgende in:
Naam van de bijlage
Taal van het document
Upload het bestand
Vink Standaard aan als je wil dat deze automatisch wordt toegevoegd bij elk bericht
Belangrijk
Bijlagen die als standaard zijn aangeduid, worden automatisch toegevoegd naast het document dat je verstuurt. Dit helpt om te vermijden dat je een belangrijke bijlage vergeet (zoals algemene voorwaarden).
Toch raden we aan om belangrijke informatie indien mogelijk ook mee op te nemen in het document zelf.