Het document dat je wil versturen (offerte, factuur, werkbon,...) wordt automatisch toegevoegd bij het verzenden, maar je kan ook nog extra bijlagen meesturen.
Een offerte, factuur,... kan je versturen naar de klant via de Actie > E-mail versturen
Aan dit bericht kan je dus nog extra bijlagen toevoegen. Je kan ze selecteren op het moment van verzending, of reeds standaard toevoegen aan het bericht.
Hieronder lees je hoe je een extra bijlage (zoals algemene voorwaarden, een brochure, een attest,...) toevoegt, al dan niet automatisch, aan élke offerte, factuur,... die wordt verzonden.
Gebruik
Op en je offerte, factuur,... en ga naar Actie > E-mail versturen
Volgende pop-up verschijnt.
Je zal zien dat je offerte, factuur,... als standaard toegevoegd is onderaan. Daarnaast hebt je nog 3 grijze knoppen om extra bijlagen te voorzien.
+ Bijlage - Voeg een extra bijlage toe door een lokaal bestand van je pc te selecteren.
+ Versie - Hiermee kan je nog extra versies van je offerte toevoegen. Je krijgt de keuze uit de verschillende versies die voorzien zijn.
+ Standaard - Selecteer een bijlage uit de lijst van vooraf gedefinieerd 'standaard bijlages'
⚠️Opgelet, voeg niet té veel of té grote bijlagen toe. De meeste mailboxen hebben een limiet van 10Mb voor het ontvangen.
(Standaard) bijlages definiëren
De standaard bijlagen moeten natuurlijk gedefinieerd worden vooraleer je ze (automatisch) kan toevoegen.
Configuratie
Ga via het tandwieltje rechts bovenaan naar 'Instellingen'.
Kies de entiteit waarop je een standaard bijlage wil toevoegen (Bv. Offerte)
Ga naar het tabblad 'Bijlagen'
Kies ' + Bijlage' om een nieuwe standaard bijlage toe te voegen
Geef jouw bijlage een naam, stel de taal van het document in en upload jouw bijlage. Indien gewenst kan je 'Standaard' aanvinken, zodat het automatisch aan elke bericht zal toegevoegd worden.
Bijlage die als standaard aangeduid zijn worden reeds automatisch toegevoegd naast het document dat je wenst te versturen. (Om te vermijden dat je een bepaalde bijlage niet zou vergeten te versturen bv. je algemene voorwaarden), als raden we aan om standaard bijlage mee 'in' je document te verwerken.