Technische fiches zijn documenten die bij een product horen, zoals handleidingen, onderdelenlijsten of technische specificaties. In IAMD kan je deze per product beheren en vervolgens eenvoudig ophalen in offertes en projecten.
Dit artikel legt uit hoe je technische fiches toevoegt, beheert en verstuurt.
Technische fiches per product beheren
Bij elk product kan je één of meerdere technische fiches opladen via de sectie Technische fiches.
Per fiche kan je twee opties instellen:
Kopieer naar offerte/project
Als dit aangevinkt is, kan de fiche automatisch opgehaald worden in een offerte of project waar dit product voorkomt. Daar kan je dan de optie gebruiken om technische fiches van producten te kopiëren.
Als bijlage kunnen mailen
Hiermee maak je het mogelijk om de fiche via e-mail te versturen. Hiervoor moet je een apart e-mailsjabloon instellen bij offertes en/of projecten.
Tip
Zie je de sectie Technische fiches niet bij je product?
Voeg ze toe via Instellingen > Product > Velden & secties
Technische fiches opalen in offertes en projecten
Binnen een offerte of project kan je een overzicht krijgen van alle technische fiches die relevant zijn voor de producten die erin opgenomen zijn.
Ga hiervoor naar de sectie Technische fiches in de offerte op het project.
Bij elke fiche kan je via de icoontjes rechts:
Doorklikken naar het gekoppelde product
De fiche openen
De fiche verwijderen
Onderaan heb je verschillende mogelijkheden:
Upload bestand
Voeg manueel een technische fiche toe aan de offerte of het project
Kopieer van offerte/project
Haal in één kik alle technische fiches op van de producten die in de offerte staan (voor zover op het product de optie Kopieer naar offerte/project aangevinkt is)
Technische fiches bundelen in een ZIP
Per technische fiche kan je aanduiden of die opgenomen moet worden in de bundel voor de klant via de kolom:
Toevoegen aan ZIP-bestand (voor klant)
Via de actieknop kan je vervolgens kiezen voor:
Download ZIP-bestand met alle documenten
Je krijgt dan één ZIP-bestand met alle aangevinkte technische fiches. Dit is handig om alle documenten in één keer te bezorgen.
Tip
Zie je de sectie Technische fiches niet? Voeg ze toe via:
Instellingen > Offerte/Project > Velden & secties
Technische fiches mailen naar de klant
Je kan technische fiches ook rechtstreeks via e-mail versturen vanuit een offerte of project. De klant ontvangt dan een downloadlink naar een ZIP-bestand met alle geselecteerde documenten.
Stap 1 – E-mailsjabloon instellen
Maak een e-mailsjabloon aan van het type Technische fiches bij:
Offertes en/of
Projecten
Voeg daarin deze tags toe:
Vervaldatum download link: | {TECHNICAL_DOCUMENTS_DOWNLOAD_EXPIRATIONDATE} |
Lijst met te downloaden fiches: | {TECHNICAL_DOCUMENTS_DOWNLOAD_LIST} |
Link om fiches te downloaden: | {TECHNICAL_DOCUMENTS_DOWNLOAD_LINK} |
Knop om fiches te downloaden: | {TECHNICAL_DOCUMENTS_DOWNLOAD_BUTTON} |
De klant ontvangt via deze mail een veilige link waarmee alle technische fiches als ZIP gedownload kunnen worden. Deze link blijft beperkt geldig.
Stap 2 – ZIP verzenden via e-mail
Om de fiches te versturen:
Open de offerte of het project
Ga naar de sectie Technische fiches
Klik op de groene actieknop
Kies Verzend ZIP-bestand met alle documenten
Deze actie opent de mailpopup met het e-mailsjabloon van het type Technische fiches.
Belangrijk om te weten:
De technische fiches worden niet als bijlage in de mail zelf meegestuurd
De mail bevat een downloadlink naar een ZIP-bestand met alle aangevinkte documenten
Technische fiches mee versturen met je offerte
Technische fiches worden standaard niet automatisch meegestuurd wanneer je een offerte verzendt.
Wil je dat toch combineren, dan kan je:
het e-mailsjabloon van het type Technische fiches gebruiken
en vanuit daar je offerte versturen
De klant ontvangt dan:
de offerte als PDF
een downloadlink naar alle relevante technische fiches in één bundel
Extra tip: ontbrekende technische fiches opsporen
Via de actieknop kan je ook kiezen voor Toon producten zonder fiche.
Zo krijg je een overzicht van alle producten in de offerte of het project waarvoor nog geen technische fiche werd toegevoegd. Dit maakt het eenvoudiger om ontbrekende documentatie op te sporen en aan te vullen.