Documentsjablonen bepalen de opmaak van alle documenten die uit het systeem rollen (offertes, verkoopfacturen, leverbonnen, werkbonnen, ...). Er is per entiteit een mogelijkheid om een of meerdere documentsjablonen in te stellen. Ook voor eigen entiteiten kan je zelf documentsjablonen instellen. Zo kan je ook informatie die je zelf beheert probleemloos naar een PDF afdrukken.

Het is ook mogelijk om per taal een apart documentsjabloon op te zetten. Zo kan je de lay-out van een Franse offerte bv. volledig gescheiden houden van een Nederlandstalige offerte. Per taal kan je het standaard sjabloon kiezen. Afhankelijk van de taal van de klant / leverancier zal het systeem dan automatisch het juiste sjabloon instellen.

Je vindt de documentsjablonen via Instellingen => <naam van entiteit> => Documentsjablonen. Hiervoor heb je rechten nodig op de instellingen van de entiteit.

Algemene informatie over documentsjablonen

Een documentsjabloon kan bestaan uit meerdere "onderdelen". Denk bij een offerte bijvoorbeeld aan een voorblad, een inleiding, de prijsopgave zelf en eventueel nog een nawoord. Dit zijn voorbeelden van onderdelen. In IAMD ERP spreken we hier van "pagina's". Zo kan één documentsjabloon bestaan uit zo veel onderdelen als je wil. Je maakt dan één pagina aan per onderdeel.

De vormgeving van het documentsjabloon (lettertype, lettergrootte, kleurgerbruik, logo's, randen, enz. ...) worden met CSS ingesteld. Het documentsjabloon heeft één gedeelde stylesheet voor het volledige sjabloon terwijl elk afzonderlijk onderdeel nog eens zijn eigen stylesheet kan hebben ter verfijning.
In de meeste gevallen bestaat een simpel document, zoals bv. een leverbon, veelal uit één pagina. Dan raden we aan om de CSS-stijlen in te geven bij het documentsjabloon zelf en niet nog eens aparte CSS stijlen bij de pagina te gaan definiëren. Op die manier blijft alles mooi op 1 plek.

Tip: open de algemene CSS van het documentsjabloon in een apart venster. Zo hoef je niet telkens heen-en-weer te klikken tussen de stijlen en de pagina zelf.

We raden aan dat je in het begin best iemand met CSS-kennis vraagt om een eerste aanzet voor je documentsjablonen te voorzien. Kleinere aanpassingen kan je altijd zelf doen aan de hand van onderstaande helpdeskartikels, maar van nul beginnen is zonder technische kennis best wel een uitdaging.

Algemene instellingen bij een documentsjabloon

Nr.	Naam	Verplicht?	Omschrijving
1.	Naam	Ja	Dit is de naam van het documentsjabloon en is vrij te kiezen. Kies een naamgeving zodat je straks bij het afdrukken onmiddellijk weet over welk sjabloon het gaat.
2.	Bestandsnaam	Nee	Indien ingevuld zal de PDF die je downloadt uit het systeem automatisch deze naam krijgen.
3.	Taal	Ja	Standaard staat dit op 'Nederlands' ingesteld. Veelal wordt per taal een apart documentsjabloon opgesteld.
4.	Vestiging	Ja	Standaard staat dit op 'alle'. Als je meerdere vestigingen hebt (meerdere bedrijven in één omgeving) kan je hiermee sjablonen opmaken met de look & feel van het juiste bedrijf. Het systeem zal automatisch het juiste sjabloon kiezen aan de hand van de taal en de vestiging.
5.	Rendering	Ja	Er zijn 2 rendering systemen om documentsjablonen om te zetten naar PDF. In de regel wil je hier altijd PDF versie 2 gebruiken. Vroeg of laat zal onze ondersteuning voor PDF versie 1 ook wegvallen.
6.	Standaard sjabloon		Met dit vinkje geef je aan dat voor deze entiteit (bv. Levering) binnen deze taal (bv. Nederlands) en deze vestiging (indien ingevuld) dit het standaard sjabloon is. Dit wordt dan automatisch gekozen bij aanmaak van een Levering voor het Nederlands voor deze vestiging.
7.	CSS standaard sjabloon		Hier zet je de CSS stijlen die op het hele document van toepassing zijn. Later kan je per pagina nog afwijkende CSS stijlen toevoegen indien nodig.

Eens je de basisinstellingen hebt goed gezet kies je onderaan voor bewaren. Daarna krijg je de mogelijkheid om 1 of meer pagina's toe te voegen.