E-mailsjablonen kan je 'per entiteit' instellen. Met een entiteit bedoelen we een offerte, verkooporder, inkooporder, verkoopfactuur, etc.
Wil je het e-mailbericht bij bv. je offerte aanpassen, dan ga je naar het tandwieltje rechts bovenaan en dan Instellingen > Offerte > tabblad 'E-mailsjablonen'.
Onder het tabblad e-mailsjablonen krijg je een overzicht van alle e-mailsjablonen.
Nieuw e-mailsjabloon toevoegen
Is er nog geen e-mailsjabloon voorzien, kies dan voor ' + E-mailsjabloon'
Overzicht van de invulvelden :
Naam | Geef jouw e-mailsjabloon een herkenbare naam (voor intern gebruik). Als je verschillende sjablonen per taal maakt neem je best ook een taalindicatie mee op in de naam van jouw e-mailsjabloon. |
Taal | Op prospect- of klantniveau ga je de voorkeurstaal bijhouden. Afhankelijk van deze voorkeur zal ook het juiste e-mailsjabloon automatisch opgehaald worden. |
Vestiging | Wil je per vestiging een andere inhoud/opmaak, dan kan je per vestiging een e-mailsjabloon instellen. |
Standaard sjabloon | Je kan aangeven of een bepaald sjabloon als standaard ingeladen moet worden of niet. Stel dat je voor vestiging X 2 Nederlandse e-mailsjablonen hebt aangemaakt, dan moet je één van deze 2 als standaard instellen. Bij het aanmaken van een offerte op vestiging X voor een Nederlandstalige klant, zal dat sjabloon nu automatisch ingesteld worden. Als je deze offerte nu gaat verzenden via e-mail, zal dit sjabloon initieel geladen worden. |
Is bulk e-mail (vb: meerdere offertes in 1 mail sturen vanuit de lijstpagina) | Je zou in het lijstoverzicht van je offertes bv. meerdere offertes in 1 keer kunnen sturen door er meerdere te selecteren |
Automatisch BCC adres toevoegen | Je kan ook verschillende BCC ontvangers toevoegen op je e-mailberichten. |
Onderwerp | Geef je e-mailbericht een duidelijk onderwerp. Dit is het onderwerp waarmee de mail bij jouw klant in zijn mailbox terecht zal komen. |
Bericht | Onderaan kan je het volledige bericht naar jouw e-mail opmaken. Dit kan via de HTML editor. Je kan ver gaan met de opmaak van deze berichten, maar hou deze opmaak toch best zo beperkt mogelijk zodat de mail altijd goed leesbaar is voor het grote gamma van e-mail clients (Outlook, Gmail, ...) Je kan gebruik maken van tags. |
Tags
Beste [OFFERTE_TER_ANTENTIE_VAN], In bijlage vind u de gevraagde offerte met nummer [OFFERTE_NUMMER]. Bij vragen/opmerkingen, aarzel niet om contact met ons op te nemen. Met vriendelijke groeten, Bedrijf X
E-mail versturen
De functionaliteit voor het versturen van de e-mailberichten kan je meestal terugvinden onder de Actie-knop.
Vervolgens krijg je een pop-up om jouw e-mailbericht te versturen.
Bovenaan kan je zien welk e-mailsjabloon er gekozen is. Als er meerdere zijn kan je nog een ander sjabloon selecteren uit deze keuzelijst. De tekst in de editor zal aangepast worden a.d.h.v. het gekozen sjabloon.
Betalingsherinneringen
Je kan ook nog aparte e-mailsjablonen definiëren voor je betalingsherinneringen afhankelijk van het aantal dagen na vervaldatum. Meer info.