Er is een belangrijk onderscheid tussen twee typen klant bij het opstellen van offertes: de 'klant', oftewel de plaats van uitvoering, en de 'facturatieklant', de partij waar de factuur uiteindelijk naar verzonden moet worden. Dit onderscheid zorgt voor flexibiliteit en nauwkeurigheid in de facturatieprocessen.
Plaats van uitvoering vs. factuuradres
Klant (Plaats van Uitvoering):
Dit is de klantfiche waar de geoffreerde diensten of producten daadwerkelijk geleverd of uitgevoerd zullen worden. Deze informatie is cruciaal voor logistieke en operationele planning.
Facturatieklant:
Dit is de klantfiche die verantwoordelijk is voor de betaling van de geleverde diensten of producten. De facturatieklant kan verschillen van de klant indien de betaling door een andere partij of op een ander adres moet gebeuren.
Waarom dit onderscheid belangrijk is
Het correct vastleggen van deze gegevens is essentieel voor:
Nauwkeurige facturatie:
Zorgt ervoor dat facturen naar de juiste entiteit en adres worden gestuurd.
Efficiënte uitvoering:
Garandeert dat diensten of producten op de juiste locatie worden geleverd.
Contractuele duidelijkheid:
Helpt misverstanden te voorkomen door duidelijk aan te geven wie de opdrachtgevende partij is en wie verantwoordelijk is voor de betaling.
Hoe kan je dit gebruiken in je offerte
Bij het opstellen van een offerte in ons systeem, dient u de volgende stappen te volgen om zowel de klant als de facturatieklant correct te registreren:
Selecteer de Klant (Plaats van Uitvoering):
Voer de gegevens van de klant in, inclusief de locatie waar de diensten of producten geleverd moeten worden.
Specificeer de facturatieklant:
Geef aan wie de facturatieklant is. Als de facturatieklant afwijkt van de klant, voer dan de relevante informatie in, zoals de naam van de entiteit en het factuuradres.
Veelgestelde Vragen
De offerte wordt opgemaakt voor degene die de factuur betaalt. Dan zijn zij toch de klant?
Conceptueel begrijpen we die gedachtegang, maar dat is niet hoe het systeem werkt. Gebruik dus de 'facturatie-klant' om de klant aan te geven naar waar de factuur verzonden moet worden. De afdruk van de offerte kan altijd zo aangepast worden dat de aanspreking bovenaan de 'facturatie klant' gebruikt en niet de 'klant'.
Kan de facturatieklant achteraf gewijzigd worden?
Ja, de facturatieklant kan aangepast worden indien nodig. Dit is handig wanneer bijvoorbeeld contractuele afspraken wijzigen of wanneer een fout gecorrigeerd moet worden.
Wat gebeurt er als de klant en facturatieklant hetzelfde zijn?
Indien de klant en facturatieklant hetzelfde zijn, hoeft u deze informatie slechts één keer in te voeren als 'klant'.