Instellen hoe vaak een abonnement moet gefactureerd worden
Een abonnement (of onderhoudscontract) kenmerkt zichzelf natuurlijk door de regelmaat waarin deze moet gefactureerd worden. Door de frequentie in te stellen geef je aan het systeem aan hoe vaak er een factuur moet uitrollen. De datum waarop de volgende factuur gemaakt moet worden zal automatisch berekend worden.
Je kiest bij het veld "Facturatie frequentie" de juiste frequentie. IAMD ondersteunt volgende frequenties op dit moment:
Per maand
Per kwartaal
Per half jaar
Per jaar
Zodra je een frequentie kiest en opslaat zal de datum van de volgende factuur automatisch berekend worden. Je ziet het resultaat daarvan in het veld "Volgende factuur op".
Twee methodes
Berekening op basis van laatste factuur
Het systeem gebruikt de datum waarop de laatste factuur aangemaakt is, als startpunt om de datum van de volgende factuur te berekenen. Stel nu dat je wil dat het abonnement altijd op de 1ste van de maand gefactureerd wordt, ook al is de laatste factuur pas opgemaakt op de 5de van de vorige maand. Dan kan je daarvoor de instelling 'Volgende factuur op' berekenen op basis van de vorige waarde van volgende factuur op." onder Instellingen > Abonnement > Algemeen aanzetten.
Hierbij zal de datum van de volgende factuur berekend worden, op basis van wat er op dat moment staat in het veld 'Volgende factuur op'. Op die manier maakt het niet uit dat de vorige factuur aangemaakt is op de 5de van de maand. De volgende datum zal opnieuw de 1ste van de maand geven.
Voorbeeld
In het voorbeeld hieronder wordt een abonnement elk kwartaal afgerekend. Het abonnement is voor de eerste keer gefactureerd op 01/12/2022, waardoor de volgende factuur moet verstuurd worden op 01/03/2023.
Berekening op basis van de laatste werkbon
Als je wil dat de facturatie rekening houdt met de status van de laatste werkbon die gelinkt is aan dit contract stel je het volgende in:
Ga naar Instellingen > Werkbon > Status en selecteer de gewenste status waarmee rekening moet gehouden worden voor de volgende factuur.
Je kan het vinkje op meerdere statussen zetten, maar het zal maar eenmalig triggeren. Dit wil zeggen dat de eerste status waar de werkbon op komt en die het vinkje heeft aanstaan, gebruikt zal worden en vanaf dan zal er niets meer gebeuren bij aanpassingen van de werkbon.
Als een gelinkte werkbon nu de gewenste status krijgt wordt het veld 'Volgende factuur op' aangepast aan de hand van de ingestelde frequentie.
Volgende stap : Hoe controleer ik welke abonnementen ik deze maand moet factureren?