Dit helpdeskartikel beschrijft de meest voorkomende foutmeldingen bij Exact Online. Telkens staat erbij waarom dit gebeurt en hoe je deze kan verhelpen.
​
De meest voorkomende foutmeldingen zijn:

Meestal betekent dit gewoon dat jouw login op Exact Online vervallen is. Dit gebeurt als je in Exact Online bv. het wachtwoord van de gebruikersaccount waarmee de koppeling gelegd is zou veranderen. Dan zal Exact Online automatisch alle loginsessies sluiten die externe systemen hebben met deze gebruikersnaam.
​
Je herkent dit door naar Instellingen > Verkoopfactuur > Boekhouding te gaan. Als je daar een rode foutmelding ziet staan zoals in onderstaande screenshot, dan moet je volgende stappen ondernemen. Als je die foutmelding niet ziet, ga dan naar het volgende stukje over de API limieten van de koppeling.

Exact Online legt een limiet op aan het aantal opzoekingen / aanpassingen dat een extern systeem zoals IAMD. ERP mag doen per uur. Het opzoeken van een bestaande klant, het opvragen van een betalingsstatus, ... zijn voorbeelden van opzoekingen. Het wegschrijven van facturen en uploaden van documenten wordt hier ook onder gerekend.
Deze limieten zijn op zich vrij hoog en normaal gezien zorgt IAMD. ERP zelf dat deze niet overschreden worden. Moest het echter toch voorvallen dat de koppeling met Exact Online niet meer werkt, is het mogelijk dat deze limieten overschreden zijn. Dit lost zichzelf meestal op binnen het uur.
​
Er is echter ook een limiet die beperkt wat we kunnen doen per kalenderdag. Deze limiet ligt aanzienlijk hoger en zou je nooit mogen bereiken onder normale omstandigheden. Stel dat je deze toch bereikt, dan valt er niets anders aan te doen dan te wachten tot de volgende kalenderdag.

Let op, als je de limiet zou overschrijden, zal IAMD niet zelf de synchronisatie opnieuw starten. Je moet dan steeds dat even opnieuw in gang zetten door bv. een verkoopfactuur te exporteren naar de boekhouding.

De reden hiervoor is dat u een grootboekrekening probeert te gebruiken die is gekoppeld aan een BTW-code, die op zijn beurt beperkt is om enkel kosten of net enkel inkomsten toe te staan. Dit is afhankelijk van hoe uw Exact Online-administratie is ingesteld, en is niet voor iedereen van toepassing. IAMD. ERP kan dit niet automatisch opvangen, want het is Exact Online die weigert de boeking uit te voeren. De oplossing hier is om bij de betreffende BTW-code de juiste boekhoudkundige code te gaan instellen in IAMD. ERP, zodat de juiste grootboekrekeningen gebruikt worden.
​
Stel dat je een BTW-code hebt voor zowel aankoop als verkoop in je boekhouding, dan moet je ook in IAMD. ERP twee aparte BTW-codes voorzien, elk voorzien van de juiste boekhoudkundige code.

Als de koppeling met Exact Online zo is ingesteld dat de factuurnummering uit IAMD. ERP ook wordt gebruikt als boekstuknummering in Exact Online, dan mag dezelfde nummer nooit twee keer voorkomen. Waarschijnlijk is in IAMD. ERP een factuur terug uit de boekhouding gehaald om daarna opnieuw te worden geëxporteerd, maar is deze voor welke reden dan ook in Exact Online niet ongedaan gemaakt. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren als de periode in Exact Online afgesloten werd door de boekhouder.
​
De oplossing is dan om deze boeking eerst te laten verwijderen of ongedaan maken in Exact Online en daarna proberen opnieuw te exporteren.

De betalingsconditie die aangeduid is bij de factuur werd niet gevonden in Exact Online. Controleer dit door in Exact Online naar de Stamgegevens te gaan en daar voor 'Betalingsvoorwaarden' te kiezen. Controleer of de betalingsvoorwaarde zoals die in IAMD. ERP gedefineerd is ook hier bestaat.
​
Zo ja, ga dan nu naar het overzicht van alle Betalingscondities in IAMD. ERP via Instellingen > Verkoopfactuur > Betalingscondities. Open de betalingsconditie in kwestie en controleer de boekhoudkundige code. Dit is de verwijzing naar de betalingsconditie in Exact Online.
Hier vul je in wat er in de kolom 'Code' staat in Exact Online, zoals aangeduid in de onderstaande screenshot.
​

Als je de foutmelding Ongeldig: Klant (Type) krijgt heeft u waarschijnlijk te maken met een verkoopfactuur die u niet kan exporteren. De relatie in Exact Online is daar gedefinieerd als een leverancier en IAMD kan het type niet veranderen.

In Exact Online kan een relatie zowel klant als leverancier tegelijk zijn. Als het type nog niet juist ingesteld is in Exact Online, dan poogt de koppeling om het type automatisch te verzetten zodat een leverancier ook een klant wordt (of vice-versa). Als u deze foutmelding ziet verschijnen wil dat meestal zeggen dat de optie om een klant bij te werken bij de export UIT staat in IAMD. Dat betekent dat IAMD geen enkele wijziging doorvoert aan een reeds bestaande relatie in Exact Online. De koppeling kan dus ook het type niet verzetten. U dient ofwel dit type zelf manueel in Exact Online te verzetten of u kan de benodigde optie aanvinken.