Om lijsten te maken kent het systeem twee verschillende concepten: views en segmenten. Beiden zijn per entiteit instelbaar.
Segmenten
Vooraf ingestelde filters om snel een zoekopdracht te kunnen uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan "vervallen facturen" of "klanten uit Brussel". Elke zoekopdracht die je regelmatig zou moeten doen kan in principe als segment toegevoegd worden. Segmenten zijn ook handig om een bepaalde zoekopdracht maar 1 keer te moeten instellen. Als je een lijst met gewonnen offertes hebt, maar je hebt ook een dashboard widget met de som van alle gewonnen offertes bv. dan loont het om hiervan een segment aan te maken. Zo staan je filters op 1 plek ingesteld in het systeem en gebruiken zowel de dashboard-widget als de lijst dezelfde filters.
Als je dan ooit de filter moet aanpassen, dan moet je dat ook maar op 1 plek doen.
Views
Views zijn een combinatie van vooraf ingestelde filters én vooraf ingestelde kolommen. Dit is dus een volledige op maat gebouwde lijst. Zo kan je makkelijk een lijstje instellen dat je regelmatig moet raadplegen, ineens ook met de kolommen die je op dat moment wil zien.
Zo kan je makkelijk extra lijstjes in je menu zetten zoals orders die nog te verwerken zijn, facturen die vervallen zijn, ...
Het verschil tussen een view en een segment wordt in onderstaande tabel getoond:
Functionaliteit | Segmenten | Views |
Herbruikbare filters | Ja | Ja |
Definieer een zoekopdracht op 1 centrale plek | Ja | Nee |
Kolommen in te stellen? | Nee | Ja |
Kan een gebruiker de weergave nog personaliseren? | Ja | Nee |
Voorbeeld | Een zoekopdracht die je op meerdere plekken in het systeem wil hergebruiken (zoals een dashboard widget én een lijst van vervallen facturen moeten dezelfde filters hanteren | Best verkochte producten in het gamma |
Hoe maak ik een view aan?
Om een view aan te maken:
Ga je naar instellingen (rechts bovenaan)
Kies je de module uit het menu aan de linkerkant waarvoor je een view wil instellen
Open je het overzicht van de Views
Geef de view een naam
Stel de kolommen in die je wil weergeven in de lijst
Stel de juiste filters in
Kies een duidelijke naam voor je view, zodat alle gebruikers duidelijk zien welke gegevens in de lijst verschijnen
Hoe maak ik een segment aan?
Om een segment aan te maken:
Ga je naar instellingen (rechts bovenaan)
Kies je de module uit het menu waarvoor je een segment wil instellen
Open je het overzicht "Segmenten"
Geef het segment een naam.
Stel de filters in voor de zoekopdracht
Kies een duidelijke naam voor je segment, zodat alle gebruikers duidelijk zien welke gegevens in de lijst verschijnen