Werk je met een extern documentbeheersysteem zoals SharePoint of Google Drive?
Dan kan je per entiteit een standaard hoofdmap instellen waarin alle documentmappen automatisch terechtkomen.
Voorbeeld:
Een hoofdmap Klanten voor alle klantdocumenten
Een hoofdmap Werven voor werffoto’s
Nieuwe documentmappen worden dan automatisch in deze hoofdmap aangemaakt.
Hoofdmap instellen
Je stelt dit in per entiteit (bv. klanten, projecten, …).
Ga naar Instellingen > [entiteit] > Algemeen.
(Bijvoorbeeld: Instellingen > Klanten > Algemeen)Zoek de instelling voor de standaard documentenfolder.
Klik op Kies folder.
Selecteer de gewenste hoofdmap in je extern documentbeheersysteem.
Sla op.
Vanaf dan worden alle documentmappen voor die entiteit automatisch in deze hoofdmap geplaatst.
Hoofdmap verwijderen
Wil je de ingestelde hoofdmap terug loskoppelen?
Ga naar Instellingen > [entiteit] > Algemeen.
Klik op Deselecteren bij de gekozen folder.
Sla op.
Zie je deze optie niet?
Dan zijn er meestal twee mogelijke oorzaken:
1) Je werkt niet met een extern documentbeheersysteem
Als er geen koppeling is met SharePoint, Google Drive, … dan worden bestanden standaard in IAMD opgeslagen en kan je geen externe hoofdmap kiezen.
2) Opslag staat op IAMD ingesteld
Controleer de instelling Standaard opslag overschrijven.
Staat deze op IAMD? Dan wordt de externe opslag niet gebruikt en zie je de mapkeuze mogelijk niet.
Wat doet een hoofdmap precies?
Alle documentmappen van die entiteit worden automatisch onder deze map geplaatst
Je hoeft zelf geen structuur meer aan te maken per klant/project
Zorgt voor een consistente mappenstructuur in SharePoint/Google Drive