Ja. Werk je met een extern documentbeheersysteem (zoals SharePoint of Google Drive), dan kan het systeem automatisch een documentenmap aanmaken zodra je het tabblad Documenten opent.
Zo hoef je geen map meer manueel te maken en blijft de naamgeving overal uniform.
Automatisch aanmaken inschakelen
Je stelt dit per entiteit in (bv. klanten, projecten, …).
Ga naar Instellingen > [entiteit] > Algemeen.
Zet Automatisch nieuwe folders aanmaken aan.
Sla op.
Herlaad je scherm.
Vanaf dan wordt de map automatisch aangemaakt zodra je naar het tabblad Documenten gaat, als die nog niet bestaat.
Hoe wordt de map standaard benoemd?
Standaard gebruikt het systeem:
Nummer van het item
Naam van het item
Voorbeelden:
Klant: klantnummer + klantnaam
Project: projectnummer + korte omschrijving
Naamgeving aanpassen met een sjabloon
Wil je een andere structuur voor de mapnaam? Dan kan je een naamgevingssjabloon instellen.
Ga naar Instellingen > [entiteit] > Algemeen.
Zoek het veld Sjabloon naamgeving nieuwe folders.
Vul een naamgevingssjabloon in met tags.
Sla op.
Voorbeeld:
[KLANT_NUMMER]
Het systeem vult deze tags automatisch in bij het aanmaken van de map.
Belangrijk om te weten
Deze functie werkt alleen als je een extern documentbeheersysteem gebruikt.
De map wordt pas aangemaakt wanneer je het tabblad Documenten opent.
Na het aanpassen van de instelling moet je je scherm herladen.