Als u een documentbeheersysteem (zoals Sharepoint of Google Drive) gebruikt, dan is het ook mogelijk om zodra u op het tabje documenten klikt, de standaard folder al aan te maken, als deze nog niet bestaat. Dat bespaart u weer enkele klikken en zorgt tegelijk voor een uniforme naamgeving in uw folders.

Per entiteit kan u instellen of de folder automatisch mag aangemaakt worden. Via Instellingen > [entiteit] > Algemeen kan u dit beheren.

U zet dan "Automatisch nieuwe folders aanmaken" aan. Standaard zal het systeem automatisch de nummer en de naam van het item in kwestie pakken. Zo krijgt u een map met bijvoorbeeld de klantnummer en de klantnaam, of bij een project krijgt u projectnummer en de korte omschrijving van het project. Als u daarvan wil afwijken, kijk dan even verder.

Indien gewenst kan u ook afwijken van de standaard naam die het systeem zal voorstellen. Dit kan u door op de instellingen-pagina een sjabloon in te vullen in het veld "Sjabloon naamgeving nieuwe folders". Hier kan u tags in gebruiken, zoals [KLANT_NUMMER] om automatisch de nummer van de klant in te vullen.