Naar de hoofdinhoud

Foto's en bestanden beheren bij een project

Deel de bestanden die u via de 'Documenten' bij een project opslaat heel makkelijk met de mobiele FieldApp.

I
Geschreven door IAMD Support Team

In het platform kan u via de sectie "Documenten" zowel foto's als bestanden opslaan naar uw documentbeheersysteem. Deze bestanden kunnen ook via de mobiele FieldApp geraadpleegd worden.

Bestanden delen met de mobiele FieldApp

Hoe instellen?

Er zijn twee instellingen die bepalen of u bestanden deelt met de mobiele FieldApp of niet. Dit zijn:

  1. De bestanden moeten op een extern documentbeheersysteem opgeslagen zijn (zoals Sharepoint of Google Drive).
    Als u bestanden in IAMD zelf aan het opslaan bent, dan kan u geen bestanden delen met de mobiele FieldApp
    ​
    U kan dit controleren via Instellingen > Algemeen. Onder het kopje "Documentbeheer" mag niet "IAMD" staan, alle andere opties zijn goed.
    ​


    Daarna moet u bij Instellingen > Project > Algemeen, onder het kopje "Bestanden" controleren of de standaard opslagplek niet overschreven werd. In de keuzelijst "Standaard opslag overschrijven" moet dus gewoon "Standaard instelling" staan.
    ​

  2. In het platform mag via Instellingen > Project > Algemeen, onder het kopje "Bestanden via mobile app" niet "Nee" staan.
    ​
    ​


    Deze opties betekenen:

    1. "Nee": geen bestanden delen met mobiele FieldApp. Gebruikers krijgen bij de projecten in de FieldApp niet de mogelijkheid om documenten te openen

    2. "Ja, aparte folder van project maken": deze optie deelt alle bestanden binnen een specifieke map die op het tabje 'Documenten' bij het project worden opgeslagen automatisch met de FieldApp.

    3. "Ja, volledige folder van project beschikbaar maken": deze optie deelt alle bestanden die op het tabje 'Documenten' bij het project worden opgeslagen automatisch met de FieldApp

Bestaande mappen / nieuwe mappen toevoegen aan tabblad bestanden

Als u gebruik maakt van een extern documentbeheersysteem (zoals Sharepoint of Google Drive), dan kan u bestaande folders linken aan een project in IAMD:

Via het tabblad 'documenten' kan u via de blauwe knop '+ Kies of creëer een folder', een bestaande folder koppelen, door de juiste te folder te selecteren en vervolgens op 'Kies deze folder te klikken':

Indien er nog geef folder voor dit project bestaat, kies je voor '+ Nieuwe folder aanmaken (bovenaan en onderaan de lijst van bestaande project folders).

Vervolgens zal de voorgestelde naam verschijnen en kan je ervoor kiezen om een Foldersjabloon te kiezen, zodat de onderliggende folders automatisch worden aangemaakt:

Na aanmaken of linken van een folder, verschijnen volgende knoppen onderaan het scherm:

  1. Folder

    1. Via deze weg maak je een nieuwe folder aan op het documentbeheersysteem, deze zal ook in IAMD verschijnen.

  2. Upload bestand

    1. In de map die open staat, kan je nu een document uploaden. Dit document is zichtbaar in IAMD en het documentbeheersysteem.

  3. Genereer document

    1. Op basis van een documentsjabloon wordt er een document genereert en opgeslagen in de folder die open staat.

  4. Foldersjabloon toepassen

    1. Je kan manueel het maken van het foldersjabloon triggeren. Als er reeds bestaande folders zijn met dezelfde naam zal er een cijfer toegevoegd worden aan de naam van de folder.

  5. Koppel een andere folder

    1. Als u per ongeluk een foute folder hebt gelinkt, kan je deze koppeling ongedaan maken en linken met de juiste folder.

Gerelateerde artikelen
Was dit een antwoord op uw vraag?