Een foldersjabloon is een vooraf ingestelde mappenstructuur die automatisch wordt aangemaakt voor bv. een klant, project of werkbon.
Zo moet je niet telkens dezelfde mappen en documenten manueel aanmaken.
Het systeem zet de volledige structuur in één keer klaar, inclusief eventuele standaardbestanden.
Waarvoor gebruik je foldersjablonen?
Foldersjablonen zorgen voor:
Tijdswinst bij het opzetten van nieuwe mappen
Eenzelfde structuur voor alle klanten/projecten
Standaarddocumenten die meteen beschikbaar zijn
Bijvoorbeeld:
Map “Contracten” met submappen
Map “Correspondentie” met standaarddocumenten
Foldersjabloon aanmaken
Ga naar Instellingen.
Kies de entiteit waarvoor je een sjabloon wil maken (bv. Projecten of Klanten).
Ga naar Foldersjablonen.
Klik op + Foldersjabloon.
Mappenstructuur opbouwen
Klik op + Folder/Bestand om een map toe te voegen.
Geef de map een naam.
Voeg indien nodig submappen toe.
Klik op Opslaan wanneer je klaar bent.
Voorbeeldstructuur:
Contracten
Algemeen
Klantspecifiek
Correspondentie
E-mails
Brieven
Werkbonnen
Tip
Wil je submappen toevoegen? Sla eerst je foldersjabloon op en voeg daarna extra niveaus toe.
Standaardbestanden toevoegen
Je kan ook vaste documenten in het sjabloon opnemen.
Zoek de map waarin je een bestand wil plaatsen.
Gebruik het uploadveld naast de mapnaam.
Voeg bestanden één voor één toe.
Bij elke nieuwe map die op basis van dit sjabloon wordt aangemaakt:
Worden deze bestanden automatisch gekopieerd
Staan ze meteen op de juiste plaats
Foldersjabloon toepassen
Je kan een sjabloon op twee manieren toepassen.
Methode 1 – via het tabblad Documenten
Ga naar een klant, project, …
Open het tabblad Documenten.
Koppel of open de map (indien nog niet automatisch aangemaakt).
Kies een foldersjabloon om toe te passen.
|  |
Methode 2 – rechtstreeks op een map
Selecteer de map waarin je de structuur wil aanmaken.
Klik op Foldersjabloon toepassen.
Kies het gewenste sjabloon.
Het systeem maakt meteen alle mappen en bestanden aan volgens de gekozen structuur.
Ook bestanden die u hebt aangemaakt worden op de juiste plek ineens klaargezet.
