Een foldersjabloon is een vooraf bepaalde mappenstructuur die je kunt aanmaken en toepassen binnen je documentbeheer. Het zorgt ervoor dat je niet telkens handmatig dezelfde mappen moet aanmaken om bestanden voor je project of klant of werkbon bijvoorbeeld in te bewaren. In plaats daarvan kies je een sjabloon, waarna het systeem automatisch de gewenste structuur opzet. Dit helpt om consistentie te bewaren en tijd te besparen. Bovendien kan je binnen deze sjablonen ook standaardbestanden plaatsen, zodat elk nieuw project of klant meteen over de juiste documenten beschikt.

1. Ga naar Instellingen.

2. Selecteer de relevante entiteit waarvoor je een foldersjabloon wil aanmaken (bijvoorbeeld Project of Klant).

3. Kies de optie Foldersjablonen.

4. Klik op Nieuw foldersjabloon om een nieuwe mappenstructuur aan te maken.

Bij het aanmaken van een sjabloon kan je zelf de mappenstructuur bepalen. Voeg mappen toe door op + Folder/Bestand te klikken en geef elke map een unieke naam. Indien je een diepere hiërarchie wil creëren, kan je binnen elke map ook submappen toevoegen.

Voorbeeld van een mogelijke mappenstructuur:

Klik op Opslaan wanneer je klaar bent om het sjabloon op te slaan.

Naast mappen is het ook mogelijk om vaste bestanden ineens toe te voegen aan een folder. Dit kan handig zijn als je bijvoorbeeld standaard contractdocumenten klaar wil zetten. Om een bestand toe te voegen:

Om een foldersjabloon toe te passen, navigeer je naar de locatie waar je de mappen wil creëren (bijvoorbeeld bij een specifiek project). Op de tab documenten koppel je een bestaande folder (moest dat niet automatisch gebeuren). Je krijgt ineens de keuze om een foldersjabloon toe te passen.

Selecteer de map waarin je de structuur wil aanmaken en klik op Foldersjabloon toepassen. Kies vervolgens het gewenste sjabloon. Het systeem maakt direct de mappen en bestanden aan volgens de gedefinieerde structuur.

Ook bestanden die u hebt aangemaakt worden op de juiste plek ineens klaargezet.