Vooraleer we proberen een boeking aan te maken in Exact Online zal steeds nagekeken worden of de klant/leverancier in Octopus al bestaat. Exact Online kent enkel 'Relaties', waarbij een relatie zowel klant als leverancier tegelijk kan zijn. Daardoor is de manier van opzoeken identiek, of het nu voor een klant of een leverancier gaat.
In dit helpdeskartikel kan je lezen welke gegevens we gebruiken om een bestaande relatie op te zoeken in Exact Online.
Doorzoeken van relaties
Hieronder staan de stappen beschreven die we doorlopen om een Relatie op te zoeken in Octopus. Enkel indien er geen bestaande relatie gevonden wordt in Octopus zullen we een nieuwe relatie aanmaken.
Stap | Omschrijving |
1. | Op klantnummer / leveranciersnummer uit IAMD |
| We zoeken naar een relatie met dezelfde nummer in Exact Online als de nummer die IAMD hanteert. |
| Tenzij de instelling "Gebruik de klantnummering van Exact Online ipv de eigen klantnummering" AAN staat. Dan wordt deze stap volledig overgeslagen. |
2. | Op BTW-nummer |
| Enkel als er een BTW-nummer ingevuld is. We houden geen rekening met de geldigheid van het BTW-nummer. |
3. | Daarna op naam van de klant + de woonplaats |
| Dit is hoofdletterongevoelig, maar moet wel volledig overeen komen tussen IAMD en Octopus. |
Opgelet
Stel dat er geen leverancier gevonden wordt in Exact Online, maar wel een klant, dan vinken we automatisch 'Leverancier' bij de gevonden Relatie aan.
Dit werkt ook als we een klant zoeken, maar er een Leverancier met dezelfde gegevens wordt aangetroffen. Dan zetten we het vinkje 'Klant' aan bij deze relatie.