Bij de meeste entiteiten gebeurt de nummering van nieuwe items automatisch, maar dit is niet het geval bij producten. Er is standaard geen veld voorzien om een volgnummer toe te kennen, omdat dit veeleer niet van toepassing is op producten. Het veld productcode is hetgeen dat het meest in de buurt komt van een volgnummer voor een product. De structuur achter een productcode is echter veeleer zo specifiek voor een bedrijf, dat er niet automatisch een productcode wordt toegekend.
In dit helpdeskartikel vindt u meer informatie over hoe u toch producten kunt laten nummeren en productcodes automatisch kunt toekenenn.
Productcodes automatisch genereren
Als u binnen uw bedrijf geen logica hebt voor uw productcodes, dan is het mogelijk om deze automatisch te laten genereren door het systeem. Dit moet u activeren via instellingen > Product > Algemeen. Hier vinkt u onder het kopje Concept en volgnummers de instelling Producten automatisch nummeren aan.
Opgelet
Vergeet niet uw scherm te herladen met F5 na het wijzigen van deze instelling.
Goed om te weten
Er wordt alleen een productcode automatisch gegenereerd als u zelf geen productcode opgeeft. Als u dus een nieuw product wil aanmaken, zal u zien dat het veld productcode initieel leeg is. Als u uw product nu opslaat zonder dat er een productcode is ingevuld, zal het systeem pas een code genereren.
U kan dus ook nog steeds een productcode invullen waar u dat wenst.
We raden aan deze instelling niet meer te verzetten als er al producten zijn, omdat de nummering niet probeert verder te bouwen op reeds aanwezige productcodes. U kan wel, net zoals elders in het systeem, de eerste productcode die gegenereerd wordt aanpassen naar het formaat dat u wenst te gebruiken. De volgende productcodes die hierna gegenereerd worden hanteren dan hetzelfde formaat.
Productcodes uniek houden
Standaard kunnen dubbele productcodes voorkomen in het systeem. Dit is toegestaan omdat veel bedrijven als productcode de code gebruiken die ze van hun leveranciers krijgen. Deze informatie is niet uniek over alle leveranciers heen, dus laat het systeem ook toe om dubbele productcodes in je productencatalogus te hanteren.
Als u toch wil dat productcodes uniek zijn, dan kan u dat activeren via Instellingen > Product > Algemeen. Vink hier onder het kopje Concept en volgnummers de instelling Productcodes moeten uniek zijn aan.
Hierna krijgt u bij gebruik van een dubbele productcode een waarschuwing, maar u kan nog steeds doorgaan als u zeker bent dat u een dubbele productcode wil aanmaken.
U krijgt dan de keuze om ofwel door te werken aan dit product, of het huidige product te sluiten en het reeds bestaande product te openen dat dezelfde productcode al had.