Het komt vaak voor dat binnen een project er steeds terugkerende taken of todo's zijn die voor elk project van toepassing zijn. Om tijd te besparen met het aanmaken van al deze todo's voorzien we hier sjablonen. Je kan zowel bij To-do's als bij projectfases (taken) deze functionaliteit gebruiken.
Een sjabloon is een groep van todo's of taken die je met enkele klikken aan een project kan toevoegen. Zo maak je snel meerdere taken of to-do's aan binnen een project. Je leest hier meer over hoe je dit precies kan instellen en gebruiken.
Je hebt hiervoor rechten nodig op de instellingen van de Todo's. Als je deze niet hebt, leg je oor dan even te luister bij je interne IAMD-administrator.
Sjablonen instellen
Je kan de sjablonen instellen via Instellingen > Todo > Sjablonen en via Instellingen > Taak > Sjablonen.
Bovenaan kiest u een entiteit om aan te geven of u een sjabloon wil aanmaken voor een Taak of voor een To-do.
Klik op +Sjabloon en geef het sjabloon gewoon een duidelijke naam waarmee u later nog weet welke items eronder zitten. Daarna kan u onder dit sjabloon één of meerdere todo's aanmaken via +Todo.
Extra instellingen
Bij elke todo kunnen er extra instellingen aangeduid worden. Hieronder een overzicht:
Instelling | Omschrijving |
Prioriteit | Hierbij kan je de urgentie of belangrijkheid van de todo bepalen. |
Verantwoordelijke | Geef aan wie verantwoordelijk is voor het voltooien van de todo.
U kan hier ook kiezen om via een eigen gebruikersveld de verantwoordelijke te laten selecteren. |
Uurtype | Kies het geschikte uurtype dat de aard van de todo het beste omschrijft. |
Geschatte duur | Geef de verwachte tijd in die nodig is om de taak te voltooien. |
Deadline instellen | Geef een aantal dagen op binnen welke termijn de todo na aanmaak moet voltooid zijn. |
Afhankelijk van | Geef aan van welke todo eerst moet worden voltooid, vooraleer deze mag starten. |
Todo's met afhankelijkheden instellen
Binnen projectmanagement is het vaak essentieel om de volgorde van todo's te bepalen en deze afhankelijk te maken van andere todo's. Zo komen deze niet in de planning als de vorige taak nog niet afgewerkt is.
Een sjabloon gebruiken onder een project
Eens u één of meerdere sjablonen hebt aangemaakt, kan u onder het project todo's of taken aanmaken. Ga naar Project > tabblad Algemeen > groene knop Actie en kies daar Todo's genereren of Taken genereren.
Hierdoor worden de ingestelde items van het gekozen sjabloon ineens aangemaakt onder het project.
Stel dat u geen uurtype gekozen hebt bij de todo, dan zal het uurtype automatisch ingesteld worden aan de hand van het standaard uurtype ingesteld bij de verantwoordelijke.
Wanneer u de deadline van een todo met afhankelijkheden wijzigt, dan zal er automatisch een pop-up verschijnen om de deadline van de afhankelijke todo's ook te wijzigen.
Zodra de eerste todo met afhankelijkheid wordt afgewerkt, zal de volgende todo verschijnen. Hiervoor moet de filter 'Heeft open afhankelijkheden' > Nee zichtbaar zijn. Als je deze niet hebt, contacteer gerust je interne IAMD-administrator.
Als u nog vragen hebt na het doorlezen van dit helpdeskartikel, aarzel dan niet om een e-mail te sturen naar [email protected]