Todo's zijn een makkelijke manier om (kleinere) opdrachten overzichtelijk te houden in het systeem en toe te wijzen aan collega's. Het geeft je een manier om zowel je eigen werk als opdrachten voor collega's makkelijk bij te houden en de werkbelasting overzichtelijk te maken.

Een todo aanmaken is over het algemeen heel eenvoudig. Dit helpdeskartikel geeft nog enkele zaken die je in het achterhoofd moet houden

Je kan een todo aanmaken vanuit het overzicht van alle todo's, maar je kan dat ook vanuit de sectie Todo's die je bij een project, werkbon, klant, prospect of offerte hebt. Je drukt in al deze gevallen op de blauwe knop + Todo links onderaan.

Een todo moet je zien als een (kleinere) opdracht voor een collega. Je hebt dus ook maar weinig nodig om een todo aan te maken, namelijk een korte omschrijving, een verantwoordelijke en eventueel een deadline.

De verantwoordelijke is de persoon die de opdracht moet uitvoeren en de deadline is de uiterste datum waarop deze opdracht moet uitgevoerd zijn. Via de korte omschrijving kan je kort omschrijven wat de bedoeling is en indien nodig kan je via het veld uitgebreide omschrijving meer informatie geven.

Een todo kan aan heel veel entiteiten gekoppeld worden in het systeem. Via het onderdeel Relaties bij een todo kan je aangeven op welke klant, project, offerte, werkbon, ... deze opdracht betrekking heeft.

Via de knoppen + Klant, + Project, ... kan je makkelijk een zoekvenster openen en een extra klant of project of offerte bijvoorbeeld koppelen. Het kan dat u meer of minder knoppen ziet.

Als je al weet wie de todo zal moeten uitvoeren, dan kan je de verantwoordelijke kiezen uit de gebruikerskeuzelijst. Deze gebruiker zal hiervan een melding ontvangen via het rode belletje rechts bovenaan, tenzij je jezelf kiest als verantwoordelijke.

Als deze verantwoordelijke ook een standaard uurtype heeft ingesteld, zal de keuzelijst uurtype automatisch ingevuld worden.

Dit uurtype wordt later gebruikt bij tijdregistraties op deze todo, waardoor het uurtype bij deze tijdregistraties automatisch wordt ingevuld.

Via het veld geschatte duur kan je instellen hoeveel tijd je denkt nodig te hebben voor de uitvoering van deze todo. Dit is niet verplicht in te vullen, maar is wel handig om later todo's in te plannen.

We raden wel ten zeerste aan dat je je eigen todo's altijd van een inschatting voorziet. Dit biedt transparantie naar je collega's toe en biedt jou ook een duidelijk overzicht van je eigen werklast.

Een todo heeft z'n eigen prioriteit. Je kan deze prioriteiten zelf beheren en deze prioriteit heeft ook een invloed op de scoreberekening van een todo.

Als je een overzicht wil van alle tijdregistraties voor deze todo, kan je terecht op de sectie Tijdregistraties.

Deze biedt je enkele filtermogelijkheden, zoals filteren op verantwoordelijke. Rechts bovenaan wordt ook de totaal geregistreerde tijd op deze todo uitgedrukt in uren en minuten.

Via de sectie Gebeurtenissen krijg je meer inzicht in de historiek van deze todo, zoals:

Je kan deze sectie ook gebruiken om te communiceren met je collega's. Voeg een bericht toe en vermeldt een van je collega's door eerst een @ te typen.

Een todo kan afhankelijk zijn van een andere todo of er kunnen meerdere todo's afhankelijk zijn van deze todo. Je kan dit instellen via de sectie Afhankelijkheden. Je leest daar meer over in het helpdeskartikel over werken met afhankelijkheden tussen todo's.

Via de sectie Documenten kan je bestanden die gerelateerd zijn aan deze todo opladen en opnieuw raadplegen.