Dit artikel legt uit hoe de automatische nummering in het systeem werkt en hoe je die eventueel kan bijsturen. Dit geldt voor alle entiteiten, zoals offertes, verkoopfacturen, orders, leveringen, enz.
Algemene werking
Voor elk nieuw item maakt het systeem automatisch een uniek nummer aan.
Dat nummer wordt bepaald op basis van het laatst aangemaakte item in dezelfde categorie.
Concreet:
Het systeem kijkt naar het nummer van het meest recent aangemaakte item
Dat nummer wordt met 1 verhoogd
Het nieuwe item krijgt dat volgende nummer
Belangrijk: er wordt dus niet gekeken naar het hoogste nummer, maar naar het laatst aangemaakte item.
Opgelet
Als je bij een nieuw item zelf een nummer wijzigt (bijvoorbeeld om iets tussen te voegen in een bestaande reeks), dan zal het systeem vanaf dat aangepaste nummer verder tellen.
Gevolg:
De volgende keer dat je een item aanmaakt, wordt er doorgeteld op dat manueel ingestelde nummer
Klopt dat niet met je gewenste reeks, dan moet je het eerstvolgende nummer opnieuw manueel corrigeren
Er is geen automatische correctie achteraf.
Aparte nummerreeksen per vestiging
Je kan per vestiging een eigen nummering gebruiken.
Elke vestiging kan dan een aparte reeks hebben voor offertes, facturen, orders, enz.
Dit is vooral nuttig wanneer je met meerdere vennootschappen of locaties werkt en de nummering gescheiden wil houden.
Waar stel je dit in?
De nummering is per entiteit instelbaar in het systeem.
Je kan dus afzonderlijke nummerreeksen beheren voor bijvoorbeeld:
Offertes
Facturen
Orders
Leveringen
Deze instellingen zijn enkel beschikbaar voor gebruikers met de juiste beheerrechten.
Veelgestelde vragen
Kan de nummering opnieuw starten bij een nieuw boekjaar?
Ja.
Wil je bijvoorbeeld opnieuw beginnen vanaf 1 in een nieuw jaar, dan kan je het nummer van de eerste factuur (of ander item) in dat boekjaar eenmalig manueel aanpassen.
Vanaf dat moment telt het systeem automatisch verder op die nieuwe reeks.
Wat als het gegenereerde nummer niet klopt?
Omdat het systeem altijd verder telt op het laatst aangemaakte item (niet op het hoogste nummer), kan de nummering soms onverwacht lijken.
In de meeste gevallen moet je het nummer van het eerstvolgende item eenmalig zelf corrigeren. Daarna loopt de reeks opnieuw correct verder.
Wil je nagaan welk item de reeks heeft beïnvloed:
Open de lijstweergave van de betreffende entiteit
Voeg de kolom Aangemaakt op toe
Sorteer op deze kolom
Het laatst aangemaakte item is het item waarop de nummering verder gebaseerd wordt.
Hulp nodig?
Heb je hulp nodig bij het aanpassen van de nummering of bij het herstarten van een reeks (bijvoorbeeld bij een nieuw boekjaar)? Neem contact op met de helpdesk via [email protected]