In dit helpdeskartikel vindt u meer informatie over hoe de automatische nummering werkt. Dit artikel is van toepassing op alle entiteiten (verkoopfacturen, offertes, orders, leveringen, ...).
Algemene informatie
Voor elk nieuw item (zoals een offerte, factuur of order) automatisch een uniek nummer gegenereerd. Dit nummer is gebaseerd op het nummer van het laatst aangemaakte item in dezelfde categorie. Bij het aanmaken van een nieuw item, wordt dit laatste nummer met één verhoogd om een nieuw, uniek nummer te creëren.
Opgelet
Aangezien er doorgeteld wordt op het laatst aangemaakte item, betekent dat ook dat als je een nummer handmatig aanpast bij een nieuw item, om bijvoorbeeld ergens in de nummering een item toe te voegen, er op jouw laatste nummer wordt doorgeteld.
Je hebt dan geen andere keuze dan bij het volgende item dat je aanmaakt de nummer opnieuw te corrigeren.
Aparte nummerreeksen per vestiging
Je kan ook per vestiging een aparte nummering instellen. Dit betekent dat elke vestiging zijn eigen nummerreeks kan hebben voor offertes, facturen, orders, enz.
Deze functie is bijzonder nuttig voor bedrijven met meerdere vestigingen, omdat het helpt om gegevens georganiseerd en gescheiden te houden per locatie.
Waar kan dit ingesteld worden?
De nummering is per entiteit instelbaar in het systeem. Dit betekent dat u voor elke categorie van items (zoals offertes of facturen) specifieke nummerreeksen kunt instellen en beheren.
Deze instellingen zijn toegankelijk voor gebruikers met de juiste beheerrechten en kunnen worden aangepast om te voldoen aan de specifieke behoeften van uw bedrijf of organisatie.
Opgelet bij handmatig aanpassen van nummers
Wees voorzichtig bij het handmatig aanpassen van nummers van items zoals offertes, facturen of orders. Er wordt doorgeteld op het nummer van het laatst aangemaakte item, en een handmatige wijziging kan leiden tot een foutieve nummering. Als u bijvoorbeeld handmatig een factuurnummer aanpast, voor welke reden dan ook, dan kan het dat het systeem bij de volgende factuur op deze nummer probeert verder te tellen, terwijl dat mogelijk niet de bedoeling is.
Er zit dan niets anders op dan bij het eerstvolgende item dat u in deze categorie aanmaakt de nummer eenmalig terug juist te zetten.
Enkele veelgestelde vragen over de nummering
Kan de nummering opnieuw beginnen bij een nieuw boekjaar?
In sommige gevallen wilt u mogelijk de nummering voor bepaalde items opnieuw laten beginnen, bijvoorbeeld bij de start van een nieuw boekjaar. Dit kan gedaan worden door de nummer van de eerste factuur in het nieuwe boekjaar eenmalig handmatig aan te passen. Daarna zal het systeem de volgende facturen die u opmaakt automatisch laten doortellen op de nieuwe nummering.
Wat als de gegenereerde nummer niet klopt?
Zoals u hierboven kon lezen wordt er steeds doorgeteld op het laatst aangemaakte item, ongeacht of dat het hoogste nummer is. Het systeem zal geen dubbele nummers genereren, maar telt dus niet automatisch door vanaf het hoogste nummer.
In de meeste gevallen kan u niet anders dan het eerstvolgende item zelf de nummer corrigeren. Als u wil weten waar precies een item tussengevoegd werd, dat kan via de lijstweergave van je entiteit. Open die lijst en voeg de kolom 'Aangemaakt op' toe. Als je daarop sorteert kan je zien welk item het laatst toegevoegd werd. Het is dat item waarop wordt doorgeteld.
Indien u begeleiding nodig heeft bij het aanpassen van de nummering of vragen heeft over het opnieuw instellen van nummers bij een nieuw boekjaar, neem dan contact op met onze helpdesk door een e-mail te sturen naar [email protected].