Wat is een inkooporder?

Een inkooporder (PO) is een order die wordt uitgegeven voor het aanschaffen van producten of diensten van leveranciers. Het is een juridisch bindend document dat de belangen van zowel de leverancier als de inkopers beschermt.

Hoe maak je een inkooporder?

Daar zijn enkele methodes voor:

vanuit het overzicht van de inkooporders. Druk hier op + Inkooporder
vanuit de kostenlijst van een project. Daarover lees je hier meer.
vanuit een prijsaanvraag, via de groene actieknop.
vanuit een verkooporder. Dat lees je hieronder.

Hoe maak je een inkooporder rechtstreeks vanuit een verkooporder?

Open het verkooporder in kwestie. Kies onder de groene actieknop voor Inkooporder maken.

Vervolgens krijg je een pop-up, zoals in onderstaande screenshot. In dit scherm kan je kiezen welke regels van je verkooporder mee naar het inkooporder moeten gaan. Als je een lijn op 0 zet, gaat deze regel niet mee naar het inkooporder.

Het systeem probeert automatisch een juiste leverancier te kiezen en geeft ook de mogelijkheid om je bestelling aan een openstaand inkooporder toe te voegen, waar mogelijk. Er zijn instellingen die dit beïnvloeden. Daarover lees je hieronder meer.

In dit venster kan je nogal veel gegevens zien staan, dus we hebben in de tabel hieronder samengevat wat je ziet en wat het betekent, of wat je ermee kan doen.

Je kan de inkooporders aanmaken door te klikken op Items bestellen. Er wordt dan per gekozen leverancier één inkooporder opgemaakt. Als er slechts één inkooporder aangemaakt wordt zal je naar het betreffende inkooporder geleid worden. Worden er meerdere aangemaakt, dan zal je naar het overzicht van de inkooporders gaan.

Veld	Meer informatie
Magazijn	Kies voor welke magazijn je de inkoop wenst te maken
Levermethode	Selecteer de levermethode (afhaling of levering)
Leverancier	Selecteer de leverancier waarbij je het inkooporder wil plaatsen. Als de leverancier gekend is op je producten zal deze automatisch ingevuld worden.
Toevoegen aan order	Indien er nog een openstaand inkooporder is naar de betreffende leverancier, dan zullen de regels aangevuld worden bij het betreffende inkooporder. Is er geen openstaand inkooporder mee, dan zullen de regels toegevoegd worden aan een nieuw inkooporder. Je hebt uiteraard ook de optie aan te geven dat het een nieuw inkooporder moet zijn, ook al is er nog een openstaand inkooporder.
Product	De producten die je wenst te bestellen bij je leverancier
Eh	De eenheid waarmee het product wenst te bestellen
Aantal besteld	Aantal items dat er reeds in bestelling zijn bij de leverancier
Aantal gereserveerd	Aantal producten dat reeds gereserveerd is voor de klant. Een item is gereserveerd vanaf dat je een levering aangemaakt hebt of je op een orderlijn aanduid dat het item gereserveerd is (zonder dat er een levering aangemaakt is)
Aantal geleverd	Aantal items dat reeds geleverd zijn aan de klant
Aantal te leveren	Aantal items dat nog geleverd moet worden aan de klant
Beschikbare voorraad	De voorraad die nog beschikbaar is
Aantal te ontvangen	Aantal items dat nog ontvangen moet worden van de leverancier.
Aantal	Het aantal dat je wenst te bestellen bij je leverancier.

Gerelateerde instellingen

Volgende instellingen hebben invloed op het aanmaken van een inkooporder. Deze instellingen vind je onder Instellingen > Inkooporder > Algemeen.

Automatisch het laatst openstaande inkooporder selecteren

Standaard stelt het systeem voor om steeds een nieuw inkooporder te maken. Als u echter de voorkeur geeft aan standaard producten toe te voegen aan een openstaand inkooporder, dan kan dat. U vinkt dan de bovenstaande instelling aan.

U krijgt dan nog steeds de optie om alsnog een apart inkooporder aan te maken voor de bestelling, maar deze staat dan niet meer standaard geselecteerd.

Samengestelde producten automatisch opsplitsen naar de individuele producten

Deze instelling is van toepassing op het aanmaken van een inkooporder vanuit een prijsaanvraag of vanuit een inkooporder, maar niet van toepassing bij een project. Het is immers niet mogelijk om een samengesteld product (een samenstelling) toe te voegen in de kostenlijst, dus deze hoeft ook niet opgesplitst te worden bij omzetting naar een inkooporder.

Bij aanmaken voorstel voor inkoop, de beschikbare voorraad verrekenen

Standaard stelt het systeem voor om zoveel stuks te bestellen als dat er voorzien zijn binnen het project of order. Als u 20 stuks voorziet, zal het systeem dus ook voorstellen om 20 stuks aan te kopen, desondanks dat er in uw magazijn misschien nog 30 stuks liggen.

Als u deze instelling aanzet, dan wordt de huidige beschikbare voorraad verrekend in het voorstel. Stel dat u 20 stuks hebt voorzien, en uw magazijn heeft nog 10 stuks beschikbaar, dan zal het systeem voorstellen om 10 stuks in te kopen.