Het traditionele proces om inkooporders in ontvangst te nemen kan indien gewenst uitgebreid worden met de optie voor inkomende deelleveringen.
Dit biedt bedrijven de benodigde flexibiliteit voor het beheren van bestellingen die in delen worden geleverd en waarbij de kostprijs van producten per levering kan variëren.
Je leest in dit helpdeskartikel meer over waarom je inkomende deelleveringen zou willen gebruiken en hoe dit precies werkt.
Inkomende deelleveringen
Waarom inkomende leveringen gebruiken?
Werken met inkomende deelleveringen zorgt voor meer flexibiliteit bij het ontvangen van bestellingen. Dit systeem maakt het mogelijk om:
Bestellingen in delen te ontvangen.
De kostprijs per deellevering aan te passen.
Transportkosten en -taksen accuraat mee te rekenen in de voorraadwaarde.
Activeren
Indien gewenst, kunt u inkomende leveringen als volgt activeren:
Ga naar Instellingen > Inkooporder > Algemeen.
Zet het vinkje bij Ontvangstname via aparte leveringen registreren en niet via het inkooporder zelf aan.
Hoe werkt het?
Als u werkt met inkomende leveringen, dan vindt u bij het inkooporder onder de acties de optie om een 'levering' te maken. Deze vervangt de optie om een inkooporder in ontvangst te nemen.
Een pop-up vraagt welke producten en in welke hoeveelheden deze ontvangen (zullen) worden. Deze informatie wordt vaak gebaseerd op een proforma document dat u op voorhand ontvangt van de leverancier.
Het systeem maakt daarna een inkomende levering aan. Hier kan u alsnog de actueel kostprijs aanpassen, indien nodig. Dit geeft later voordelen bij onder andere het correct berekenen van de voorraadwaarde.
U kan bij de inkomende levering, indien van toepassing, ook extra transportkosten en importtaksen registreren. Deze extra kosten worden mee opgenomen in de kostprijs van uw voorraad, waardoor later uw margeberekening maar ook uw voorraadwaarde zo correct mogelijk zijn.
Automatisch een aparte bon aanmaken
Het is ook mogelijk om de instelling voor de aparte leveringen niet aan te zetten en toch met aparte inontvangstnames te werken. Dan blijft de werking van het systeem vrijwel identiek aan eerst, al zal het systeem voor elke (gedeeltelijke) inontvangstname van een inkooporder wel een aparte leverbon automatisch aanmaken. Het voordeel hiervan is dat u wel een historiek opbouwt. Zo kan u de inontvangstnames (inkomende leveringen) raadplegen om te zien hoe dit inkooporder is geleverd.
Hiervoor gaat u naar Instellingen > Inkooporder > Algemeen en vinkt u daar Automatisch afzonderlijke bon voor ontvangstname aanmaken, bij het in ontvangstnemen van een inkooporder aan.
Tip
Kies ofwel voor ontvangstnames volledig via aparte leveringen te doen of voor automatisch een afzonderlijke bon aanmaken. Deze instelling aanzetten terwijl u toch met aparte leveringen werkt heeft anders weinig zin.