Wanneer de goederen die u besteld heeft bij uw leverancier worden afgeleverd in uw magazijn, is het tijd om uw inkooporder in ontvangst te nemen.
Hierdoor wordt de status van het inkooporder bijgewerkt en waar nodig wordt ook je voorraad van de ontvangen producten bijgewerkt. Door het inkooporder in ontvangst te nemen worden overzichten zoals het overzicht met de te maken leveringen automatisch bijgewerkt.
In dit helpdeskartikel lees je meer over hoe je een inkooporder na (gedeeltelijke) levering door je leverancier in ontvangst neemt.
Inkooporder in ontvangst nemen
Er zijn twee methodes om een inkooporder in ontvangst te nemen. Ofwel doet u dat vanuit het inkooporder zelf, of via het magazijnoverzicht.
Via je een lijst van inkooporders
Ga via het hoofdmenu 'Inkooporders' en filter op het betreffende inkoopordernummer. Dat heb je normaalgezien meegegeven als referentie / PO-nummer naar je leverancier om te vermelden op de levernota)
Een inkooporder neem je in ontvangst via Actie > In ontvangst nemen (Deze actie verdwijnt automatisch als het inkooporder al in ontvangst is genomen)
Via het magazijnoverzicht
Via het magazijnoverzicht kan je via 'Te ontvangen' een overzicht krijgen van alle inkooporders die nog ontvangen moeten worden.
Zoek het betreffende inkooporder. Zodra je dit aanklikt opent er een paneel rechts in beeld. Selecteer daar vervolgens via de actie-knop de optie In ontvangst nemen.
Aantallen van je levering controleren
Je krijgt daarna nog een pop-up waar je per product kan aangeven hoeveel stuks er daadwerkelijk geleverd werden.
In de pop-up kan je nog aangeven of alle producten geleverd zijn of niet. Standaard is de pop-up ingevuld alsof alles correct geleverd werd om tijd te besparen. Vandaar ook al reeds het groene vinkje vooraan.
Indien je met meerdere magazijnen werkt kies je een magazijn waar de voorraad naartoe wordt geboekt in het geval je voorraad bij deze producten bij houdt.
Tip
Als u wil dat het magazijn waar de goederen geleverd worden wil verplicht maken om in te vullen, dan kan dat. Ga hiervoor naar Instellingen > Inkooporder > Algemeen. Vink hier Verplicht magazijn kiezen bij ontvangstname aan.
De datum is de datum waarop de goederen geleverd werden. Standaard staat hier de datum van vandaag, maar dit kan handmatig aangepast worden.
Om alle rijen snel op 0 te zetten, kan je het zwarte knopje onder "Aantal" gebruiken. Als de aantallen op nul gezet worden, zal ook het groene vinkje vooraan verdwijnen.
Barcode scanner gebruiken
Je kan ook via een barcode scanner werken om je aantallen in te geven. Druk hiervoor op de knop 'Gebruik barcodescanner'.
Er verschijnt vervolgens een veld om je barcodes te scannen en de aantallen worden ook hier op nul gezet.
Het groene vinkje zal verschijnen zodra de gescande aantallen gelijk zijn aan het bestelde aantal.
Materialen niet toevoegen aan je voorraad bij ontvangst
Er kunnen situaties zijn waarin je een inkooporder specifiek voor een project hebt geplaatst en niet wilt dat deze wordt toegevoegd aan je algemene voorraad, maar deze onmiddellijk wil reserveren voor je project.
Ontvangstname van een inkooporder ongedaan maken
Je kan een ontvangstname van een inkooporder (gedeeltelijk) ongedaan kan maken om bv. een fout recht te zetten.