Documentherkenning
OCR, of Optical Character Recognition, is een technologie die gebruikt wordt om tekst op een gescand document te herkennen en te converteren naar tekst.
Inhoud
Waarom zou ik OCR gebruiken?
Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het gebruik van OCR.
Door het automatisch herkennen van de gegevens op je factuur (tot op factuurlijnniveau) zitten je aankoopfacturen in no-time in het systeem.
Op basis van een PO-nummer kan een aankoopfactuur gelinkt worden aan één of meerdere inkooporder(s). Zo kunnen je aankoopfacturen ook onmiddellijk gelinkt worden als kost bij jouw project. Je kan jouw factuurlijnen koppelen aan je projecten en zo een beter financieel overzicht krijgen van je projecten.
Het bespaart je accountant werk en dat levert dus een besparing op.
Je krijgt een melding als er reeds een aankoopfactuur met dezelfde factuurnummer toegevoegd is.
Hoeveel kost het om OCR te gebruiken?
Het gebruik van OCR kost 0,50 EUR per inkomende factuur.
Hoe ga ik naar het OCR Dashboard?
Ga naar het overzicht van je aankoopfacturen en Kies Actie > OCR-verwerking
Vervolgens kom je op het OCR Dashboard terecht.
Hoe gebruik ik OCR verwerking?
Je kan op 3 manieren aankoopfacturen verwerken.
Aankoopfacturen één voor één uploaden
Aankoopfacturen in bulk uploaden via drag & drop
Aankoopfacturen doorsturen via e-mail. Je leest in dit helpdeskartikel daar meer over.
Aankoopfacturen toevoegen op je OCR dashboard
Klik op het uploadveld en selecteer je aankoopfactuur of selecteer meerdere aankoopfacturen en voeg ze toe via drag & drop.
Na je upload komt de factuur in een wachtrij te staan voor verwerking
Als de OCR herkenning bezig is krijgt het document de status 'In verwerking'
☝️Momenteel is er nog geen automatisch refresh op de verwerking - refresh dus nog even manueel de pagina om de laatste status van het document te zien. Dit kan via het blauwe filter icoontje of via de refresh van je browser.
Je zal merken (na de manuele refresh) dat het document de status 'Klaar voor afhandeling' gekregen heeft.
Selecteer het document aan de linkerzijde.
Controleer of alle gegevens correct zijn aangevuld a.d.h.v. de document preview. Je kan de gegevens nog eerst aanvullen/wijzigen of koppelen aan je inkooporders (deze stap wordt hieronder uitgebreid uitgelegd).
☝️ Het is van groot belang dat je alle lijnen goed controleert vooraleer je je factuur gaat aanmaken.
💡 Worden er bepaalde facturen niet goed herkent, dan ken je altijd contact opnemen met [email protected] met de betreffende factuur in bijlage, samen met de informatie wat er niet correct herkend wordt. Wij kunnen deze informatie dan aan onze OCR-provider bezorgen en zij kunnen het algoritme voor de herkenning bijsturen.
Koppelen aan je inkooporders
De aankoopfacturen kunnen eenvoudig aan de inkooporders gekoppeld worden. Dit kan op verschillende manieren:
Optie 1: Factuur gaat over 1 inkooporder en bevat het referentienummer/PO-nummer
Wanneer op de factuur de referentie (nummer van inkooporder) vermeld staat, dan zal door OCR dit automatisch herkend worden en ingevuld staan in bepaalde velden. Het enige wat je dan nog moet doen is de factuurlijnen met de bedragen controleren en eventueel koppelen aan de juiste rekeningnr. voor de boekhouding.
Optie 2: Factuur gaat over 1 inkooporder maar bevat geen referentienummer/PO-nummer
Koppel het inkooporder via het veld Info > Inkooporder.
Wanneer je lijnen selecteert en toevoegt, is het belangrijk om 'Huidige factuurlijnen leegmaken' aan te vinken. Anders gaan ze er mogelijk dubbel staan na het toevoegen wanneer OCR ze al herkend had.
Optie 3: Factuur bevat lijnen uit verschillende inkooporders.
Klik op het veld 'Geen inkooporder' naast de reeds herkende factuurlijnen en zoek het inkooporder dat je wenst te koppelen.
Factuurlijnen kunnen afzonderlijk verwijderd worden door op het vuilbak-icoon te klikken op het einde van de lijn. Maar je kan ook ineens alle factuurlijnen wissen door op de knop '**Reset**' te klikken.
Wil je zelf regels uit een inkooporder toevoegen, dan kan je dit via de knop + INKOOP
Zoek je inkooporder en vink de regels aan die je wilt toevoegen en klik op de knop Toevoegen.
Aankoopfactuur aanmaken
Na het controleren van je gegevens en het koppelen aan je inkooporders, kan je de aankoopfactuur maken door op de knop Aankoopfactuur aanmaken te klikken.
De factuur is nu aangemaakt en kan naar de boekhouding geëxporteerd worden via Actie > Exporteren naar boekhouding.
Hoe kan ik OCR activeren?
Neem contact op met IAMD. Zij zullen je verder helpen met het selecteren en activeren van je OCR-provider.