Een aankoopfactuur is een binnenkomende factuur, een factuur die u ontvangt van uw leverancier dus. Deze kan voortkomen uit een inkooporder dat u hebt geplaatst via het systeem, maar kan ook gaan om een ander product of dienst dat niet via IAMD is binnengekomen. We spreken dan van een losse aankoopfactuur.
Je leest in dit helpdeskartikel meer over de verschillende manieren waarop je een aankoopfactuur kan aanmaken.
Een losse aankoopfactuur aanmaken
Een losse aankoopfactuur aanmaken is op zich heel voor de hand liggend. Je gaat naar het onderdeel 'Aankoopfacturen' en kiest via de blauwe knop om een nieuwe aankoopfactuur aan te maken. Je kan dan een leverancier kiezen, de factuurdatum bepalen en via de 'Regels' de afzonderlijke kosten op de aankoopfactuur ingeven.
Bij een aankoopfactuur is er geen automatische nummering. Die nummer kan immers niet vanuit het systeem toegekend worden, maar wordt door uw leverancier toegekend. U moet dus ook zelf de factuurnummer ingeven. Er is geen controle op dubbels, omdat dezelfde factuurnummer bij een andere leverancier kan voorkomen.
Via het veld 'Document' kan u de bijhorende PDF opladen in het systeem. Deze opent dan in een preview.
Als u veel manuele facturen aanmaakt, overweeg dan om met OCR te werken. Dit bespaart u normaliter tijd tegenover het zelf overtypen van facturen.
Vanuit een inkooporder aanmaken
Als de aankoopfactuur in kwestie eigenlijk voortkomt uit een bestelling dat via IAMD is geplaatst, dan kan u het inkooporder makkelijk omzetten in een aankoopfactuur. Hiervoor opent u het inkooporder en kiest u voor Actie > Aankoopfactuur maken.
In de pop-up die dan volgt kan u nog per regel aangeven of deze mee gefactureerd wordt of niet. Standaard stelt het systeem voor om alle regels over te nemen naar de factuur. Als u bij een regel hier het aantal op 0 zet, dan wordt deze regel niet meegenomen naar de aankoopfactuur.
U kan bovenaan de betalingsconditie nog wijzigen, indien nodig.
Onderaan krijgt u nog de keuze of u een nieuwe aankoopfactuur wil maken of deze regels wil toevoegen aan een bestaande aankoopfactuur. Als u kiest voor een bestaande aankoopfactuur opent er nog een zoekvenster waarmee u de juiste aankoopfactuur makkelijk kan selecteren.
Nadat u uw keuze hebt gemaakt, komt u automatisch terecht op de aangemaakte aankoopfactuur, waar u nog de juiste factuurnummer moet opladen, en indien van toepassing, ook de PDF van de aankoopfactuur kan inlezen.
Tip
Standaard stelt het systeem dus voor om alle regels mee te nemen naar de aankoopfactuur. Als u liever heeft dat enkel de daadwerkelijk geleverde aantallen mee worden genomen naar de factuur, dan is dat ook mogelijk. Via Instellingen > Inkoop > Algemeen vinkt u dan Inkooporder factureren enkel op basis van geleverde items aan.
Vanuit OCR aanmaken
Het is ook mogelijk om de aankoopfacturen automatisch te laten aanmaken vanuit het OCR-systeem. Dan probeert het systeem de opgeladen PDF automatisch te linken aan de juiste leverancier. Indien mogelijk wordt ook gezocht naar overeenkomstige inkooporders en projecten, zodat er al zo veel mogelijk ingevuld is op voorhand.
Er wordt ook aan herkenning op regelniveau gedaan, zodat ook de factuurregels via deze weg al vooraf ingevuld zijn. Dit kan dus een immense tijdbesparing betekenen.