In de meeste gevallen zet u op voorhand een werkbon klaar voor uw technieker, waarbij u de klant en het werfadres al invult. Deze werkbon kan u dan in de planning opnemen, waardoor uw technieker weet naar waar hij moet gaan en welke opdracht hij daar moet vervullen. Deze technieker kan dan later via de mobiele FieldApp zijn tijdregistraties en materiaal aanvullen, waarna u in het systeem dan verder kan met het factureren van de werkbon.
Je leest hieronder meer informatie over hoe je een werkbon handmatig invult. We laten ook zien hoe je ook vanuit het platform materialen en tijdregistraties kan toevoegen.
Een werkbon klaarzetten
Om een werkbon aan te maken gaat u naar het overzicht van de werkbonnen en maakt u via de blauwe knop + Werkbon onderaan een nieuwe werkbon aan. U kan ook vanuit de klantfiche via de sectie Werkbonnen op dezelfde manier een werkbon aanmaken. Dan wordt de klant alvast voor u automatisch gekozen.
Een werkbon heeft net zoals elk ander item een automatisch volgnummer dat voor u toegekend wordt. Via de korte omschrijving kan u makkelijk aangeven wat de opdracht van de werkbon precies inhoudt. Dit kan bijvoorbeeld "Onderhoud verwarmingsketel" zijn.
Als u via de keuzelijst Project (indien zichtbaar) een project zou kiezen, wordt de klant automatisch mee ingevuld. De velden voor het werfadres worden automatisch overgenomen van ofwel het project (indien gekozen) of anders het klantadres.
Indien nodig kan u een aparte facturatieklant instellen, zodat als u deze werkbon later factureert, dit automatisch aan de juiste klant gebeurt.
Een werkbon heeft ook een startdatum. Hier stelt het systeem automatisch de huidige datum voor.
Goed om te weten
Het project dat u opgeeft bij uw werkbon zal ook gebruikt worden om de kosten van de materialen en de tijdregistraties op te registreren. Een werkbon beïnvloedt dus het dashboard van het project.
Materiaal toevoegen
Het kan gebeuren dat u de benodigde materialen al toevoegt vanuit het platform. Dit doe je vanuit de sectie Materiaal.
Hier kan u, net zoals bij een offerte of een verkooporder bijvoorbeeld meerdere regels toevoegen door gebruik te maken van uw productencatalogus. Zo voegt u via de knoppen + Regel, + Product, ... makkelijk items toe aan het materiaaloverzicht.
Het is bij een werkbon ook mogelijk om materiaal dat uit de materialenlijst van uw project komt snel op uw werkbon zetten. Dat doet u via de knop + Kostenlijst. Op die manier ga je snel materialen die al voorzien waren op de offerte ineens aan je werkbon toevoegen.
U kan bij het materiaal ook telkens een facturatietype kiezen. Dit bepaalt of het verbruikte materiaal aangerekend wordt op de factuur of niet. U leest daarover meer in het onderdeel over de facturatietypes.
Tijd registreren
Via de sectie Tijd en transport kan u ook tijdregistraties en transportregistraties toevoegen aan de werkbon.
Bij het registreren van tijd heeft u de volgende keuzes:
Werknemer
Met de keuzelijst kiest u de technieker waarvoor u een tijdregistratie op deze werkbon wil zettenDuur
Met de keuzelijst kiest u of u een start- en eindtijdstip wil opgeven, of enkel de duurtijd wil opgeven. De optie Volledige dag zorgt ervoor dat het juiste aantal uren aan de hand van het uurschema van de werknemer wordt geregistreerd.
Bij de keuze voor start- en eindtijdstip geeft u de datum op, en dan het begin- en einduur.
Bij de keuze voor Volledige dag kiest u een start- en een einddatum.
Bij de keuze voor Duurtijd kiest u een datum en het totale aantal uren en minuten dat u wil registreren.Type
Met de keuzelijst geeft u aan met welk uurtype u tijd wil registreren. Hierna worden de velden met prijs en korting-% automatisch ingevuld. Het is nog steeds mogelijk om de prijzen aan te passen. Dan wordt de aangepaste prijs enkel op deze werkbon gehanteerd.
Facturatietype
Via het facturatietype geeft u aan of deze tijdregistratie gefactureerd moet worden of niet. Als u bijvoorbeeld voor het type 'Offerte' of 'Garantie' zou kiezen, dan wordt deze tijdregistratie niet aangerekend. Kiest u daarentegen voor 'Regie', wordt deze tijdregistratie wel aangerekend. U leest meer over de facturatietypes in het volgende onderdeel.
Facturatietypes
Bij het toevoegen van materialen, uurregistraties en transportregistraties, kunt u aangeven hoe deze later gefactureerd moeten worden:
Offerte
Kies deze optie als u werkt voor een vaste prijs.Regie
Selecteer dit als de kosten doorgerekend moeten worden aan de klant.Garantie
Gebruik deze optie voor herstellingen onder garantie, waarbij de kosten niet op de factuur mogen verschijnen.
Het is mogelijk dat u nog andere facturatietypes ziet staan, omdat dit per omgeving kan ingesteld worden. Stel dat u nog extra facturatietypes wil, kan u dat via uw projectmanager of via een berichtje naar support via Nova aanvragen.
Tip
Als je helemaal geen facturatietypes te zien krijgt, dan zijn deze nog niet ingesteld. Neem dan zeker even contact op met de supportafdeling door een gesprek met Nova te starten en te vragen om een medewerker te spreken.