Het kan voorkomen dat je

een materialenlijst aangeleverd krijgt of
een volledige meetstaat voor de uitvoering van een bepaald project of
een offerte export wil gebruiken vanuit een ander platform
...

Omdat u uiteraard die meetstaat niet wil overtypen lijn voor lijn, hebben we de mogelijkheid om dit Excel-bestand te importeren in je offerte.

Hier kan je volgend stappenplan voor volgen;

Een Excel-bestand importeren

Open je offerte
ga naar het tabblad 'Regels'
Kies onderaan voor '+ Overige' > 'Meetstaat importeren'.

Tip

Als de offerte al regels bevat, dan gaat u een waarschuwing krijgen dat u misschien een nieuwe versie wil maken en daarin wil importeren.

Als u ervoor kiest om in de huidige versie te importeren worden er rijen onderaan bijgevoegd.

Als u ervoor kiest om de huidige versie te kopiëren wordt er eerst een kopie genomen van de huidige versie en wordt er geïmporteerd naar de nieuwe versie.

Laad je Excel-bestand op en kies het juiste werkblad

In het eerste scherm kan je een Excel-bestand opladen. Als dit Excel-bestand meerdere werkbladen bevat, dan wordt je ook gevraagd vanuit welk werkblad je wil importeren.

Kies daarna onderaan voor 'Volgende'.

Opgelet! Hier mag je enkel een Excel-bestand opladen van het bestandstype XLSX. Andere soorten van Excel-bestanden worden niet ondersteund.

Map de kolommen

Als volgende stap moet u aangeven welke kolommen van het excel-bestand ingelezen moeten worden en welke informatie zich in die kolommen bevindt.

Aan de linkerkant van het scherm ziet u de verschillende kolommen in uw Excel-bestand.

Aan de rechterkant selecteert u de kolom uit IAMD die ermee overeen komt.

Doe dit voor elke kolom die u wil importeren. Verwijder kolommen die u niet wil importeren.

Op dit moment kan u importeren naar:

Veldnaam	Meer informatie
Nummering	Dit is de offertelijn-nummer. Deze optie krijgt u alleen als u de hoofdstuknummering hebt aanstaan.
Omschrijving	Dit is de beschrijving die op de offertelijn komt te staan.
Productcode	Als u de offertelijn ineens aan een product uit uw productcatalogus wenst te koppelen, kan u hier de productcode inzetten uit uw productcatalogus. Als u dat doet en u geeft geen prijs op, zal het systeem zelf automatisch kostprijs en verkoopprijs uit het systeem hanteren.
Eenheid	De eenheid (optioneel)
Tweede eenheid	De tweede eenheid (optioneel)
Aantal	Het aantal
Kostprijs	De kostprijs van een enkel stuk
Verkoopprijs	De verkoopprijs van een enkel stuk

Tip

IAMD doet aan de hand van de kolomnaam in Excel een voorstel naar welke kolom in IAMD u kan importeren, als het woord zelf herkend wordt.

Kies voor 'Toon preview' om door te gaan.

Preview

Nu zal het systeem automatisch het Excel-bestand inlezen zodat u kan nagaan of u de juiste kolommen hebt ingesteld.

In de eerste kolom ziet u wat voor 'type' werd herkend. De automatische herkenning werkt als volgt:

Als er een eenheid en een aantal is ingevuld
Dan wordt het een gewone rij
Zonder eenheid of aantal:
1. is er wel een nummer?
  Dan wordt het een titelrij
2. Anders wordt het een tekstblok.

Je kan in dit scherm het type nog veranderen indien gewenst. Een rij die u niet wenst te importeren kan u hier al uit dit scherm verwijderen.

Import doorvoeren

Als u klaar bent om de offertelijnen te importeren, kiest u onderaan voor 'Excel inlezen'.

Let op u kan alleen verder gaan als u alle rode uitroeptekens hebt weg gewerkt. Een rood uitroepteken geeft een lijn aan die niet geïmporteerd kan worden.

U kan zo'n rood uitroepteken weg doen door ofwel het type van de lijn te veranderen, de lijn te verwijderen of door terug te keren naar de vorige stap en de desbetreffende kolom bijvoorbeeld niet mee te importeren.

Enkele veelgestelde vragen

Moet ik de verkoopprijs opgeven?

Nee, dat is niet verplicht. Het is zelfs zo dat als u de productcode opgeeft en tegelijk de verkoopprijs niet opgeeft, deze zal opgezocht worden in uw productcatalogus en zal aangevuld worden.

Het loont dus om het Excel-bestand eerst uit te breiden met uw eigen productcodes vooraleer u importeert. Zo zal het systeem automatisch al de juiste kostprijs en verkoopprijs opzoeken voor u.

Stel dat u afwijkende klantprijzen hanteert voor specifieke klanten of klantgroepen, dan wordt hier rekening mee gehouden en worden die prijzen automatisch ingeladen.

Worden de instellingen voor de zichtbaarheid van prijs / eenheid / .... gerespecteerd op het niveau van de offertelijnen?

Ja, deze worden automatisch toegepast, net zoals bij het handmatig opmaken van een offerte.

Kan ik de import een tweede keer doen om aan te vullen of rijen recht te zetten?

Ja, dat kan ook. Als er al regels aanwezig zijn in uw offerte-versie, zal u zien dat u in de stap om je kolommen in te stellen u ook de mogelijkheid krijgt om kolommen aan te vinken waarop u de bestaande rij wil opzoeken.

Stel dat u na enkele aanpassingen in Excel de meetstaat opnieuw wil importeren kan u de bovenstaande stappen opnieuw volgen. U vinkt dan één of meerdere kolommen aan waarmee naar de reeds bestaande rij wordt gezocht.

Als er geen bestaande rij wordt gevonden, wordt er alsnog een nieuwe rij ingevoegd. Anders wordt de bestaande rij bijgewerkt.

In het voorbeeld hieronder wordt er gezocht op lijnnummer, omschrijving én aantal. Enkel als een rij wordt gevonden waarin dezelfde gegevens staan als in deze drie kolommen wordt die rij bijgewerkt. Anders wordt een nieuwe rij ingevoegd.