Een offerte is een formeel voorstel van een bedrijf aan een potentiële klant, waarin wordt beschreven welke producten of diensten geleverd kunnen worden, tegen welke voorwaarden en tegen welke prijs. Het doel van een offerte is om duidelijkheid te geven over de kosten en afspraken, zodat de klant deze kan overwegen en al dan niet akkoord kan gaan.

In dit helpdeskartikel overlopen we de meest belangrijke basisacties bij het opmaken van een offerte.

Er zijn verschillende opties om een offerte op te bouwen. We bespreken de verschillende opties onder de video.

Losse regels zijn offertelijnen die niet gekoppeld zijn aan een product uit uw productencatalogus. Deze gebruikt u normaal alleen om producten aan te bieden die u maar eenmalig aanbiedt en niet opnieuw wenst te gebruiken.

Als u op een regel begint te typen wordt wel uw productencatalogus doorzocht zodat u een eventueel bestaand product makkelijk kan selecteren indien gewenst.

Via het ‘type’ geeft u aan het systeem aan waar in de rapportage later deze lijn zal moeten worden bijgeteld. U kan kiezen uit bijvoorbeeld ‘Materiaal’ en ‘Werkuren’.

Omdat het een losse regel is kan u ook zelf een kostprijs en een verkoopprijs opgeven. Merk op dat het systeem automatisch een marge-% berekend. Als u de marge zelf handmatig aanpast, dan wordt de verkoopprijs automatisch berekend.

Als u een product uit uw productencatalogus wil aanbieden, dan kiest u via de knop "+ Product" een of meerdere producten uit uw productencatalogus. In het nieuwe venster krijgt u uw productenlijst te zien, waarin alle producten uit uw productcatalogus zijn opgelijst, ongeacht het type van product. Via de filters bovenaan kan u op zoek naar de producten die u wil gebruiken op deze offerte. U kan in één keer meerdere producten aanvinken om deze allemaal toe te voegen aan uw offerte.

Via de overige knoppen onderaan kan u makkelijk producten van een bepaald type snel vinden. U krijgt opnieuw een nieuw venster, met daarin enkel de producten uit uw productcatalogus van het juiste type. Om bijvoorbeeld ‘werkuren’ toe te voegen kiest u voor “+ Uurtype” onderaan.

Om een samenstelling toe voegen aan uw offerte gebruikt u de knop "+ Samenstelling". U kan kiezen om een volledig nieuwe samenstelling te starten of te vertrekken vanuit een samenstelling die reeds bestaat in uw productencatalogus. Als u van een bestaande samenstelling vertrekt zal het systeem een kopie maken van deze samenstelling zoals ze op dit moment is. Wijzigingen die u aan de inhoud van de samenstelling zou doen op uw offerte, worden dus niet doorgevoerd aan de samenstelling in uw productencatalogus.

Zo kan u ook nog transportkosten toevoegen, waarmee u kosten oplijst die u aanrekent voor het transport van- en naar de werf bijvoorbeeld.

Een offerte kan verschillende versies bevatten van dezelfde prijsopgave. Er kan maar één versie tegelijk de actieve versie zijn. Het systeem houdt standaard alleen rekening met de actieve versie, maar de andere versies kan u nog steeds raadplegen of indien nodig opnieuw activeren.

Werken met versies bij het opmaken van een offerte is ten stelligste aangeraden. Stel dat je klant na het inzien van uw offerte voor wijzigingen vraagt, is het aangewezen om deze wijzigingen aan te brengen in een nieuwe versie. Op die manier is het mogelijk om de eerste en de tweede versie na elkaar te leggen. Stel dat de klant uiteindelijk toch de eerste versie wil, dan moet u niet uw wijzigingen ongedaan maken, maar kan u gewoon de eerste versie opnieuw actief maken.

Om versies te beheren gebruikt u het pijltje naar beneden naast de versienaam. Een versie heeft ook een datum - standaard de datum van vandaag - en een eigen vervaldatum. Het is ook mogelijk om met commissie te werken.

Zodra er meerdere versies zijn bij een offerte kan u ze raadplegen in het keuzelijstje bovenaan. Om wijzigingen aan een bestaande offerte aan te brengen na feedback van de klant kan u makkelijk de gehele offerte kopiëren via het keuzemenu. U krijgt dan een nieuwe versie die identiek is aan de vorige versie, waardoor u uw wijzigingen in deze nieuwe versie kan aanbrengen.

U kan een oudere versie raadplegen via het keuzemenu. Als u een oudere versie opnieuw wenst te activeren volstaat het om het vinkje “Is actieve versie” opnieuw aan te vinken bij de oudere versie.

Door gebruik te maken van titels in uw offerte deelt u uw offerte op in hoofdstukken. Zo wordt het mogelijk om per titel een aparte totaalprijs aan te bieden. U leest meer over de hoofdstuknummering in dit helpdeskartikel.

In een tekstblok kunnen we uitgebreid tekst toevoegen en bewerken, maar ook bijvoorbeeld een afbeelding toevoegen. Door de hoogte en de breedte van de afbeelding te slepen kan u de grootte ervan bepalen.

U kan makkelijk een rij kopiëren met de kopieer knop achteraan.

Door met uw muisaanwijzer tussen twee regels vooraan te gaan staan krijgt u de mogelijkheid om een rij tussen twee bestaande rijen in te voegen. U kan alle soorten rijen (titels, producten, tekstvakken, ...) tussenvoegen.

Om een offertelijn opnieuw te verwijderen gebruikt u de knop met het vuilbakje. Dit kan niet ongedaan gemaakt worden.

Om een rij te verplaatsen klikt u op het dubbele pijltje vooraan de lijn. In de pop-up die dan verschijnt kan u aanduiden waar de lijn moet terecht komen.

Dit kan u in detail lezen in dit helpdeskartikel.