Het kan voorkomen dat u een materialenlijst aangeleverd krijgt of een volledige meetstaat voor de uitvoering van een bepaald project. Omdat u uiteraard die meetstaat niet wil overtypen lijn voor lijn, hebben we de mogelijkheid om dit Excel-bestand te importeren in je project vanuit het overzicht van de voorziene kosten.
Hier kan je volgend stappenplan voor volgen.
Een Excel-bestand importeren
Open je project
Open je project en ga naar het tabblad 'Kosten'. Kies onderaan voor '+ Import'.
Laad je Excel-bestand op en kies het juiste werkblad
In het eerste scherm kan je een Excel-bestand opladen. Als dit Excel-bestand meerdere werkbladen bevat, dan wordt je ook gevraagd vanuit welk werkblad je wil importeren. Kies daarna onderaan voor 'Volgende'.
Opgelet
Hier mag je enkel een Excel-bestand opladen van het bestandstype XLSX. Andere soorten van Excels worden niet ondersteund.
Map de kolommen
Als volgende stap moet u aangeven welke kolommen in de Excel moeten ingelezen worden en welke informatie zich in die kolommen bevindt.
Aan de linkerkant van het scherm ziet u de verschillende kolommen in uw Excel-bestand. Aan de rechterkant selecteert u de kolom uit IAMD die ermee overeen komt. Doe dit voor elke kolom die u wil importeren. Verwijder kolommen die u niet wil importeren.
Op dit moment kan u importeren naar:
Veldnaam | Meer informatie |
Nummering | Dit is de offertelijn-nummer. Deze optie krijgt u alleen als u de hoofdstuknummering hebt aanstaan. |
Omschrijving | Dit is de beschrijving die op de offertelijn komt te staan. |
Productcode | Als u de offertelijn ineens aan een product uit uw productcatalogus wenst te koppelen, kan u hier de productcode inzetten uit uw productcatalogus. |
Eenheid | De eenheid (optioneel) |
Tweede eenheid | De tweede eenheid (optioneel) |
Aantal | Het aantal |
Kostprijs | De kostprijs van een enkel stuk |
Verkoopprijs | De verkoopprijs van een enkel stuk |
Korting-% | Het percentage korting dat u wenst te geven op de verkoopprijs. |
Tip
IAMD doet aan de hand van de kolomnaam in Excel een voorstel naar welke kolom in IAMD u kan importeren, als het woord zelf herkend wordt.
Kies voor 'Toon preview' om door te gaan.
Preview
Nu zal het systeem automatisch het Excel-bestand inlezen zodat u kan nagaan of u de juiste kolommen hebt ingesteld.
Een rij die u niet wenst te importeren kan u hier al uit dit scherm verwijderen.
Import doorvoeren
Als u klaar bent om de kosten te importeren, kiest u onderaan voor 'Excel inlezen'. Let op, u kan alleen verder gaan als u alle rode uitroeptekens hebt weg gewerkt. Een rood uitroepteken geeft een lijn aan die niet geïmporteerd kan worden.
U kan zo'n rood uitroepteken weg doen door ofwel de lijn te verwijderen of door terug te keren naar de vorige stap en de desbetreffende kolom bijvoorbeeld niet mee te importeren.
Enkele veelgestelde vragen
Moet ik de verkoopprijs opgeven?
Nee, dat is niet verplicht. Het is zelfs zo dat als u de productcode opgeeft en tegelijk de verkoopprijs niet opgeeft, deze zal opgezocht worden in uw productcatalogus en zal aangevuld worden.
Het loont dus om het Excel-bestand eerst uit te breiden met uw eigen productcodes vooraleer u importeert. Zo zal het systeem automatisch al de juiste kostprijs en verkoopprijs opzoeken voor u.
Stel dat u afwijkende klantprijzen hanteert voor specifieke klanten of klantgroepen, dan wordt hier rekening mee gehouden en worden die prijzen automatisch ingeladen.
Kan ik de import een tweede keer doen om aan te vullen of rijen recht te zetten?
Ja, dat kan ook. Als er al kosten aanwezig zijn bij dit project, zal u zien dat u in de stap om je kolommen in te stellen u ook de mogelijkheid krijgt om kolommen aan te vinken waarop u de bestaande rij wil opzoeken.
Stel dat u na enkele aanpassingen in Excel de meetstaat opnieuw wil importeren kan u de bovenstaande stappen opnieuw volgen. U vinkt dan één of meerdere kolommen aan waarmee naar de reeds bestaande rij wordt gezocht.
Als er geen bestaande rij wordt gevonden, wordt er alsnog een nieuwe kost ingevoegd. Anders wordt de bestaande kost bijgewerkt.
In het voorbeeld hieronder wordt er gezocht op lijnnummer, omschrijving én aantal. Enkel als een kost wordt gevonden waarin dezelfde gegevens staan als in deze drie kolommen wordt die kost bijgewerkt. Anders wordt een nieuwe kost ingevoegd.
