To-do's zijn kleine opdrachten die ideaal zijn om uw interne werking te gaan stroomlijnen. To-do's kunnen voorkomen binnen een project maar kunnen even goed losstaande items zijn. Het is eveneens mogelijk om tijdregistratie op een to-do te doen, waardoor u de kans hebt om ook de overhead (van bijvoorbeeld de administratie) te gaan registreren.

Een to-do-item is een interne opdracht die u aan een van uw medewerkers wil geven. Op zich kan een to-do een heel brede opdracht zijn (bijvoorbeeld "Vergunning aanvragen"), of dat kan een heel specifieke opdracht zijn. Een to-do kan gekoppeld worden aan heel veel andere onderdelen van het systeem, waardoor het bijvoorbeeld mogelijk is om een collega een offerte te laten nalezen alvorens die naar de klant gemaild wordt.

Het voordeel aan to-do's gebruiken is dat u ook structuur kan aanbrengen in uw interne werking. Het is perfect mogelijk om ook de werking van uw administratieve medewerkers in to-do's te gieten en in te plannen. Op die manier krijgt u een overzicht van de werkbelasting van uw medewerkers. Dankzij tijdregistratie op deze to-do-items brengt u makkelijk in kaart wat de werkelijke kost is van uw interne werking. Dit komt uw later verkoopsproces dan weer ten goede omdat u de overhead mee in uw prijs kan berekenen.

Een to-do-item kan een verantwoordelijke gebruiker aangeduid krijgen, waardoor het eenvoudig wordt om opdrachten toe te wijzen aan een collega van u. Het wordt op die manier ook eenvoudig voor u om uw eigen werk overzichtelijk te houden. Via de prioriteiten en de deadlines die u per to-do-item kan toekennen trekt u de aandacht van uw collega's onmiddellijk naar de juiste opdrachten op het juiste moment.

To-do's zijn een goede manier om overzicht te creëren waar voorlopig geen overzicht is. Ten allen tijde kan u zien bij wie een bepaalde opdracht zit en wat de status ervan is. Dankzij de geschatte duurtijd krijgt u zelfs een idee van de werkbelasting op dit moment.

Een to-do kan gekoppeld worden aan verschillende onderdelen in het systeem. Zo kan u to-do-items koppelen aan een project, maar ook aan een klant, prospect, offerte of zelfs installatie. Zo geeft het systeem automatisch de mogelijkheid om door te klikken vanuit de to-do naar de gerelateerde klant of offerte waar de opdracht over gaat.

Op een to-do-item kan er even goed tijdregistratie gebeuren, waardoor u opdrachten in regie tot op de minuut correct kan afrekenen naar uw klant toe. Via de start/stop-tijdregistratie maakt u het uw werknemers gemakkelijk en kunnen ze met een klik op de knop hun tijdregistratie starten.

U leest meer over de mogelijkheden daaromtrent in dit helpdeskartikel.

Een to-do-item kan gepland worden, zowel in de agenda als in de resource-planning. Op die manier houdt u een goed overzicht van de werkbelasting per afdeling en per werknemer.

Via de onderlinge afhankelijkheden binnen een to-do-item kan u meerdere to-do's aan elkaar koppelen. Op die manier krijgt de juiste persoon alleen op het juiste moment de opdracht in zijn overzicht te zien.

Via een Kanban overzicht en eigen views creëer je makkelijk overzicht in de werkbelasting.