Als u een documentsjabloon aanpast, zal u merken dat ook bestaande items die dit documentsjabloon gebruiken, hun afdruk automatisch mee wijzigen. Dit is bewust. Stel dat u een documentsjabloon voor een factuur aanpast, worden alle facturen uit het verleden die opnieuw worden afgedrukt ook met de laatste wijzigingen afgedrukt. Als dit niet de bedoeling is, dan moet u een nieuw documentsjabloon aanmaken en als standaard aanduiden. Nieuwe items worden vanaf dan met het nieuwe standaard sjabloon afgedrukt terwijl oude items bij het oude blijven.

Stel dat u het documentsjabloon van een factuur aanpast, dan zullen oudere facturen ook opnieuw afgedrukt worden met de nieuwe wijzigingen, moest u die factuur opnieuw afdrukken. De gegevens op de factuur (klantgegevens, bedragen, omschrijvingen) blijven uiteraard wel dezelfde, tenzij u de factuur nog handmatig zou aanpassen. De afdruk van een factuur, ook indien die verzonden is, kan dus veranderen als u het documentsjabloon van de factuur aanpast, maar de gegevens erop niet.

Als je toch een wijziging wilt doorvoeren op een bestaande factuur, bijvoorbeeld omdat deze nog niet is verzonden, kun je de klantgegevens opnieuw selecteren. Hierdoor worden de adresvelden bijgewerkt met de meest recente informatie.