De vordering- en uitvoeringstaat is een elegante manier om binnen je project zowel de voortgang als de facturatiestatus overzichtelijk te houden. Je kan eveneens inkooporders en productie-orders maken vanuit dit overzicht, waardoor dit een echt startpunt is om het hele projectmanagement te doen vanuit het project zelf.

De uitvoeringstaat heeft zijn eigen sectie binnen een project. Als u deze sectie niet ziet staan bij uw project, dan moet u deze nog toevoegen via Instellingen > Project > Velden en secties. Hier kiest u om de sectie Vordering- en uitvoeringsstaat toe te voegen.

In dit helpdeskartikel vind je meer algemene informatie over de uitvoeringstaat, en in aparte helpdeskartikels vertellen we meer over alle mogelijkheden.

De uitvoeringstaat biedt een geïntegreerd overzicht, ook als één project meerdere offertes bevat. Zo krijg je een geheel van alle materialen en werkuren. Daar bovenop biedt de uitvoeringsstaat een nieuwe manier om meerwerk te registreren. Je kan immers niet alleen je (goedgekeurde) offertes toevoegen aan het overzicht, maar ook ineens regels met meerwerk aan het overzicht toevoegen en op die manier factureren naar je klant.

De uitvoeringstaat is daardoor een levend document dat de eigenlijke staat van het project op elk moment weerspiegelt. Omdat je je wijzigingen aan de uitvoeringstaat tussentijds kan opslaan, houd je makkelijk alle relevante informatie van je project bij in de uitvoeringstaat.

Je krijgt binnen de uitvoeringstaat meerdere overzichten naast elkaar, waardoor bijvoorbeeld de projectmanager heel andere gegevens kan raadplegen dan de inkoper of de facturatieverantwoordelijke.

Om te beginnen werken met de uitvoeringsstaat voeg je eerst een of meerdere offertes toe aan het overzicht. Dit doe je via de blauwe knop + Offerte. Je kan alleen kiezen uit de goedgekeurde offertes die aan dit project gekoppeld zijn. Zodra je je offerte toevoegt aan de uitvoeringsstaat worden alle lijnen uit deze offerte overgenomen naar het overzicht.

De wijzigingen die je nu in de uitvoeringstaat doet, worden niet doorgevoerd in de offertes zelf. Je kan dus terwijl de uitvoering van je project loopt hier ook eigen lijnen aan toevoegen, aantallen veranderen, en bijvoorbeeld je meerwerk registreren zonder dat je nog een extra offerte moet toevoegen onder je project.

Via de filters bovenaan kan je filteren op de offerte, de uitvoerder (zie verder), het boekingstype en de te produceren items.

Je kan via de knoppen onderaan (+ Regel, + Product, ... ) net zoals in een offerte zelf lijnen, producten uit je productencatalogus en zelfs hele offertesjablonen toevoegen aan je uitvoeringstaat.

Het is ook mogelijk om een volledig hoofdstuk te kopiëren door op de drie puntjes aan de rechterkant van de titel te klikken en te kiezen voor kopiëren. De kopie van het hoofdstuk verschijnt dan onder het originele hoofdstuk. Dankzij de optie Kopieer + Verplaats kan je ineens ook kiezen waar de kopie van dit hoofdstuk terecht komt op je uitvoeringstaat.

Via de kolom Afgewerkt kan je per onderdeel een percentage bijhouden van de voltooiing. Dit kan ook op hoofdstukniveau (titelrijen). Onderdelen die volledig zijn afgerond, worden automatisch ingekleurd voor een duidelijker overzicht.

Stel dat je een bepaald gedeelte van je offerte(s) laat uitvoeren door een onderaannemer, dan kan je de onderaannemer registreren via het veld Uitvoerder. Dit is een zoekveld waarmee je kan zoeken door je leveranciersbestand. Stel dat je later de modus inkoop gebruikt om prijsaanvragen of inkooporders aan te maken, dan wordt de gekozen uitvoerder automatisch geselecteerd als leverancier. Je leest meer over de inkoopmodus in dit apart helpdeskartikel.

Het is ook mogelijk, mits ingesteld, om vanuit de uitvoeringstaat ineens een of meerdere prijsaanvragen of inkooporders aan te maken. Daar lees je alles over in dit apart helpdeskartikel.

Het is ook mogelijk om, mits ingesteld, vanuit de uitvoeringsstaat ineens een of meerdere productieorders aan te maken. Daar lees je alles over in dit apart helpdeskartikel.

Het is ook mogelijk om je vorderingen en facturen aan te maken vanuit de uitvoeringstaat. Je leest daar meer over in dit apart helpdeskartikel over de facturatie-modus.