De vordering- en uitvoeringstaat is het centrale overzicht binnen een project om voortgang, meerwerk en facturatie samen te beheren. Vanuit dit scherm kan je ook inkooporders, prijsaanvragen en productieorders aanmaken. Het is dus een praktisch startpunt om het volledige projectbeheer vanuit het project zelf te sturen.

Zie je deze sectie niet in je project? Voeg ze dan toe via Instellingen > Project > Velden & secties > + Sectie > Vordering- en uitvoeringsstaat.

Dit artikel geeft een algemeen overzicht van wat je ermee kan doen. Meer gedetailleerde functies worden in aparte helpdeskartikels uitgelegd.

De uitvoeringsstaat bundelt alle materialen en werkuren van een project en één overzicht, ook als er meerdere offertes aan dat project gekoppeld zijn.

Je kan er niet alleen goedgekeurde offertes in opnemen, maar ook:

De uitvoeringsstraat groeit dus mee met je project en geeft op elk moment een realistisch beeld van de actuele stand van zaken.

Omdat je tussentijds kan opslaan, blijft alle relevante informatie centraal bewaard.

Daarnaast bevat dit overzicht meerdere invalshoeken naast elkaar, zodat verschillende rollen (projectmanager, inkoper, facturatie,...) elk hun eigen informatie kunnen raadplegen.

Om te starten met de uitvoeringsstaat voeg je één of meerdere offertes toe via +Offerte.

Je kan enkel kiezen uit offertes die:

Zodra je een offerte toevoegt, worden alle lijnen overgenomen in de uitvoeringsstaat.

Je kan via de knoppen onderaan (+ Regel, + Product, ... ) net zoals in een offerte zelf lijnen, producten uit je productencatalogus en zelfs hele offertesjablonen toevoegen aan je uitvoeringstaat.

Je kan ook volledige hoofdstukken kopiëren:

De kopie verschijnt onder het originele hoofdstuk.

Met Kopieer volledig hoofdstuk + verplaats kan je meteen bepalen waar de kopie terechtkomt.

Via de kolom Afgewerkt kan je per onderdeel een percentage bijhouden van de voltooiing. Dit kan ook op hoofdstukniveau (titelrijen). Onderdelen die volledig zijn afgerond, worden automatisch ingekleurd voor een duidelijker overzicht.

Als bepaalde onderdelen uitgevoerd worden door een onderaannemer, kan je per lijn een uitvoerder koppelen via het veld Uitvoerder.

Dit veld zoekt in je leveranciersbestand.

Wanneer je later vanuit de uitvoeringsstaat inkoopacties doet (zoals prijsaanvragen of inkooporders), wordt deze leverancier automatisch geselecteerd.

Je leest meer over de inkoopmodus in dit helpdeskartikel.

Indien dit in je omgeving is ingesteld, kan je rechtstreeks vanuit de uitvoeringsstaat één of meerdere prijsaanvragen of inkooporders aanmaken. Zo kan je snel materialen of diensten laten aankopen op basis van de lijnen die in je project staan.

Daar lees je alles over in dit apart helpdeskartikel.

Indien dit in je omgeving is ingesteld, kan je vanuit de uitvoeringsstaat ook één of meerdere productieorders aanmaken. Zo kan je productie rechtstreeks opstarten op basis van de geselecteerde projectlijnen.

Daar lees je alles over in dit apart helpdeskartikel.

Je kan ook rechtstreeks vanuit de uitvoeringsstaat:

Dit laat toe om te factureren op basis van de effectieve voortgang en het geregistreerde meerwerk.

Je leest daar meer over in dit apart helpdeskartikel over de facturatie-modus.