De beste (en meest accurate) manier om aan tijdregistratie te doen is natuurlijk via de start/stop-knoppen. Deze vindt u zowel in de planning als bij elke entiteit waar dit geactiveerd werd (zoals bijvoorbeeld todo's, projecten, ...).
Als u echter veel met virtuele gebruikers werkt die enkel in de planning gebruikt worden, of met werknemers van onderaannemers die u niet met de mobiele FieldApp kan laten werken, bijvoorbeeld, kan het handig zijn als u met enkele klikken de ingestelde planning omzet naar tijdregistraties. Op die manier komen de tijdregistraties ook automatisch terecht op de juiste projecten of werkbonnen en houdt u uw projectendashboards actueel.
Je leest in dit helpdeskartikel hoe je dat precies voor elkaar kan krijgen en wat de opties zijn.
Tijdregistraties aanmaken vanuit de planning
Om de ingestelde planning te kunnen omzetten naar tijdregistraties, moet u dit activeren bij de planning view in kwestie. U gaat dus naar Instellingen > Planning > Planning views. U opent hier de planning view waarvan u de planning wil kunnen omzetten naar tijdregistraties en u vinkt de instelling Geplande items kunnen omzetten naar tijdregistraties aan.
Daarna krijgt u bij de planningview bovenaan een extra knop Tijdregistraties maken.
Als u op deze knop klikt, krijgt u nog een wizard die u in twee stappen enkele opties geeft.
Stap 1 : Datumbereik
U kiest eerst een start- en einddatum. Alle planningitems die tussen start- en einddatum vallen komen in aanmerking om omgezet te worden naar tijdregistraties
U kan daaronder nog aangeven of u wil dat de timesheets die eventueel al bestaan in deze periode ongedaan gemaakt moeten worden of niet. Als u kiest voor ja worden de tijdregistraties die al bestaan verwijderd. Als u kiest voor nee, blijven de reeds bestaande tijdregistraties gewoon bestaan. Hierdoor bestaat het risico dat u dubbele of overlappende tijdregistraties krijgt na afloop. Deze optie is zeer handig als u na controle nog fouten ontdekte in de planning, en die wil rechtzetten. Dan zet u eerst de planning goed, en kiest u daarna opnieuw om de planning om te zetten naar tijdregistraties, waarbij u ervoor kiest om wel de huidige timesheets ongedaan te maken.
U klikt op Volgende om naar de volgende stap te gaan.
Stap 2: Werknemers kiezen
In de tweede stap krijgt u de mogelijkheid om te kiezen voor welke resources (werknemers) in de planning u de planning wil omzetten naar tijdregistraties.
Als u dit voor alle werknemers / resources wil doen in uw planning, dan vinkt u bovenaan gewoon Alle werknemers aan.
Eens u daarna op Bewaren drukt, wordt voor elke aangevinkte gebruiker elk planning-item tussen de begin- en einddatum omgezet naar een tijdregistratie. De tijdregistratie wordt automatisch aan het ingeplande item toegewezen, zodat de tijdregistraties ineens op het juiste project of werkbon verschijnen.
Als u ook een projectfase (taak) hebt ingepland, zal de tijdregistratie ook aan deze projectfase toegewezen worden.
Goed om te weten
De kostprijs van de tijdregistratie wordt berekend aan de hand van het uurtype dat op de tijdregistratie is aangeduid. Bij het aanmaken van tijdregistraties uit de planning wordt dit uurtype opgezocht in de volgende volgorde. Zodra een uurtype gevonden wordt, wordt dit uurtype gekozen.
als er een todo werd ingepland, de uurtype van de todo (indien ingevuld)
als er een projectfase (taak) binnen een project werd ingepland, het uurtype van de projecfase (indien ingevuld)
het standaard uurtype van de gebruiker