Via instellingen → offerte / vragenlijsten / verkoopfacturen kan je de optie herinneringen terugvinden.
Selecteer eerst vanuit welk e-mailadres je jouw herinneringen wenst te verzenden (bv. een algemeen e-mailadres zoals info@, boekhouding@,...).
Hier kan je via + herinnering een nieuwe termijn toevoegen.
Velden om in te vullen:
Naam: geef jouw herinnering een herkenbare naam.
Aantal dagen na verzenddatum: aantal dagen na de verzenddatum dat de herinnering verzonden kan worden (= vervaldatum bij verkoopfacturen).
Minimum aantal dagen na vorige herinnering: hoe snel na de vorige herinnering dat een volgende reminder verzonden kan worden.
Taal: taal van jouw boodschap aan de klant.
Vestiging: vestiging waaraan deze herinnering gelinkt is.
Documentsjabloon: eventueel sjabloon dat mee verzonden kan worden (alleen voor verkoopfacturen).
Onderwerp: onderwerp van jouw e-mail.
HTML-veld: de boodschap die je naar jouw klant mailt (eventueel met link naar het document om in te vullen of digitaal ondertekenen).
Voorbeeld offerte:
Voorbeeld vragenlijst:
Voorbeeld verkoopfactuur:
Het is mogelijk om meerdere herinneringen in te stellen die elkaar opvolgen:
Hoe zie ik welke offertes / vragenlijsten een herinnering moeten ontvangen?
Eens de termijn bereikt is kan u vanuit IAMD.ERP een herinnering per mail naar uw klant sturen. Let op, het systeem verstuurt geen automatische herinneringen uit zodra de vervaldag verstreken is. Dit is steeds een manuele actie, maar dit kan wel in bulk gebeuren voor alle openstaande offertes, vragenlijsten of facturen indien gewenst.
Je vindt deze functionaliteit in je lijstoverzicht. Hier kies je voor Actie => Toon te verzenden herinneringen.
Hoe werkt dit overzicht?
De lijst laadt automatisch alle offertes / vragenlijsten /... in waarvan de verzendtermijn inmiddels verstreken is. U ziet in de lijst nogmaals samengevat:
over welke klant het gaat
hoeveel herinneringen reeds verstuurd zijn
de datum waarop de laatste keer een herinnering werd gestuurd
het type van de herinneringsmail die gestuurd zal worden (zie verder)
het e-mailadres naar waar de herinnering gemaild zal worden
Om dan de herinneringen uit te sturen kan u ofwel:
aanvinken welke offertes / vragenlijsten u een herinnering wil verzenden en de knop "Verzend x geselecteerde items" gebruiken. Er worden dan enkel herinneringen uitgestuurd voor die specifieke documenten.
in één keer alle herinneringen versturen.
Automatisch herinneringen verzenden
Je kan nu ook automatische herinneringen laten verzenden. Dit doe je door onder instellingen > entiteit > herinneringen - automatische herinneringen op '+ automatische herinnering' te klikken.
Dit maakt een taak aan waarin je de locatie, het e-mailadres (globale koppeling) en planning (frequentie bv. dagelijks, wekelijks op maandag,...) kan ingeven plus het tijdstip. Je ziet dan meteen ook wanneer de volgende automatische verzendingen zijn.
Plus een vinkje om deze automatische taak te activeren.
Hoe een run werkt
Bij de start wordt de lijst te versturen herinneringen vastgelegd (snapshot). Komen er tijdens de run nieuwe vervallen facturen bij, dan worden die meegenomen in de volgende run en niet in de lopende.
Eens een taak is gestart kan je op de knop "Verder als achtergrondtaak" klikken. De taak blijft dan lopen terwijl jij verder werkt in IAMD. Rechtsboven in de menubalk verschijnt er een nieuw icoontje () waar je de voortgang van de lopende taak kan volgen. Er kan maar één taak per gebruiker tegelijkertijd in de achtergrond uitgevoerd worden en maximaal 5 taken per omgeving. Eens een taak is afgerond verdwijnt dit icoontje.
Wat de run-log toont
Als de taak is afgerond kan je in de run-log een samenvatting zien van alle verzonden herinneringen. Het aantal verstuurd, overgeslagen en mislukt. Bij een geannuleerde run zie je de tussenstand tot het moment van stoppen.
Herinneringen die niet verzonden konden worden (bv. onbestaand e-mailadres, een tijdelijk probleem, verwijderd sjabloon,...) blijven verzendklaar en worden automatisch meegenomen bij de volgende automatische of handmatige run, er is geen dataverlies of er worden ook geen duplicaten aangemaakt.
Als het gaat om een onbestaand e-mailadres of er is geen sjabloon gekoppeld dien je dit dus ook zelf op te lossen tegen de volgende run. Foutmeldingen zijn duidelijk in het oranje gemarkeerd in de details van je run-log.
Combineren met handmatig verzenden
Het automatisch verzenden en het handmatig versturen werken naast elkaar. Een herinnering die handmatig verstuurd werd, wordt bij de volgende automatische run overgeslagen.
Wat als het e-mailadres waarnaar de herinnering gestuurd zal worden niet klopt?
Dit e-mailadres kan u nog wijzigen. Gebruik het potlood-icoontje aan de rechterkant om het document in kwestie te openen. Van hieruit kan u de klantgegevens openen en een e-mailadres toevoegen of aanpassen.
Tip : als u bij de contactgegevens een apart e-mailadres wil instellen dat enkel voor facturatie dient, kan u voor het type "facturatie e-mail" kiezen. Meer over herinneringen bij verkoopfacturen
Wat als er geen e-mailadres bekend is voor deze klant?
Dan wordt er geen herinnering verstuurd. U krijgt na het verzenden een samenvatting van eventuele mislukkingen, zoals ontbrekende of ongeldige e-mailadressen, zodat u nog actie kan ondernemen.