Via instellingen → offerte / vragenlijsten / verkoopfacturen kan je de optie herinneringen terugvinden.
Selecteer eerst vanuit welk e-mailadres je jouw herinneringen wenst te verzenden (bv. een algemeen e-mailadres zoals info@, boekhouding@,...).
Hier kan je via + herinnering een nieuwe termijn toevoegen.
Velden om in te vullen:
Naam: geef jouw herinnering een herkenbare naam.
Aantal dagen na verzenddatum: aantal dagen na de verzenddatum dat de herinnering verzonden kan worden (= vervaldatum bij verkoopfacturen).
Minimum aantal dagen na vorige herinnering: hoe snel na de vorige herinnering dat een volgende reminder verzonden kan worden.
Taal: taal van jouw boodschap aan de klant.
Vestiging: vestiging waaraan deze herinnering gelinkt is.
Documentsjabloon: eventueel sjabloon dat mee verzonden kan worden (alleen voor verkoopfacturen).
Onderwerp: onderwerp van jouw e-mail.
HTML-veld: de boodschap die je naar jouw klant mailt (eventueel met link naar het document om in te vullen of digitaal ondertekenen).
Voorbeeld offerte:
Voorbeeld vragenlijst:
Voorbeeld verkoopfactuur:
Het is mogelijk om meerdere herinneringen in te stellen die elkaar opvolgen:
Hoe zie ik welke offertes / vragenlijsten een herinnering moeten ontvangen?
Eens de termijn bereikt is kan u vanuit IAMD.ERP een herinnering per mail naar uw klant sturen. Let op, het systeem verstuurt geen automatische herinneringen uit zodra de vervaldag verstreken is. Dit is steeds een manuele actie, maar dit kan wel in bulk gebeuren voor alle openstaande offertes, vragenlijsten of facturen indien gewenst.
Je vindt deze functionaliteit in je lijstoverzicht. Hier kies je voor Actie => Toon te verzenden herinneringen.
Hoe werkt dit overzicht?
De lijst laadt automatisch alle offertes / vragenlijsten /... in waarvan de verzendtermijn inmiddels verstreken is. U ziet in de lijst nogmaals samengevat:
over welke klant het gaat
hoeveel herinneringen reeds verstuurd zijn
de datum waarop de laatste keer een herinnering werd gestuurd
het type van de herinneringsmail die gestuurd zal worden (zie verder)
het e-mailadres naar waar de herinnering gemaild zal worden
Om dan de herinneringen uit te sturen kan u ofwel:
aanvinken welke offertes / vragenlijsten u een herinnering wil verzenden en de knop "Verzend x geselecteerde items" gebruiken. Er worden dan enkel herinneringen uitgestuurd voor die specifieke documenten.
in één keer alle herinneringen versturen.
Wat als het e-mailadres waarnaar de herinnering gestuurd zal worden niet klopt?
Dit e-mailadres kan u nog wijzigen. Gebruik het potlood-icoontje aan de rechterkant om het document in kwestie te openen. Van hieruit kan u de klantgegevens openen en een e-mailadres toevoegen of aanpassen.
Tip : als u bij de contactgegevens een apart e-mailadres wil instellen dat enkel voor facturatie dient, kan u voor het type "facturatie e-mail" kiezen. Meer over herinneringen bij verkoopfacturen
Wat als er geen e-mailadres bekend is voor deze klant?
Dan wordt er geen herinnering verstuurd. U krijgt na het verzenden een samenvatting van eventuele mislukkingen, zoals ontbrekende of ongeldige e-mailadressen, zodat u nog actie kan ondernemen.