Eens een factuur vervallen is kan u vanuit IAMD. ERP een herinnering per mail naar uw klant sturen. Zo krijgt de klant een aanmaning om zijn factuur alsnog te voldoen. Let op, het systeem verstuurt geen automatische herinneringen uit zodra de vervaldag verstreken is. Dit is steeds een manuele actie - maar dit kan wel in bulk gebeuren voor alle openstaande facturen indien gewenst.
Je vindt deze functionaliteit in het overzicht van je verkoopfacturen. Hier kies je voor Actie => Toon te verzenden herinneringen.
Hoe werkt dit overzicht?
De lijst laadt automatisch alle verkoopfacturen in waarvan de vervaldatum inmiddels verstreken is. U ziet in de lijst nogmaals samengevat:
over welke klant het gaat
hoeveel herinneringen reeds verstuurd zijn voor deze factuur
de datum waarop de laatste keer een herinnering werd gestuurd
het type van de herinneringsmail die gestuurd zal worden (zie verder)
het e-mailadres naar waar de herinnering gemaild zal worden
Om dan de herinneringen uit te sturen kan u ofwel:
enkele facturen aanvinken en de knop "Verzend x geselecteerde items" gebruiken. Er worden dan enkel herinneringen uitgestuurd voor die specifieke verkoopfacturen
voor alle openstaande verkoopfacturen ineens herinneringen uitsturen door de knop "Verzend alle items" aan te klikken.in één keer alle herinneringen versturen
Wat als het e-mailadres waarnaar de herinnering gestuurd zal worden niet klopt?
Dit e-mailadres kan u nog wijzigen. Gebruik het potlood-icoontje aan de rechterkant om de factuur in kwestie te openen. Van hieruit kan u de klantgegevens openen en een e-mailadres toevoegen of aanpassen.
Tip : als u bij de contactgevens een apart e-mailadres wil instellen dat enkel voor facturatie dient, kan u voor het type "facturatie e-mail" kiezen.
Wat als er geen e-mailadres bekend is voor deze klant?
Dan wordt er geen herinnering verstuurd. U krijgt na het verzenden een samenvatting van eventuele mislukkingen, zoals ontbrekende of ongeldige e-mailadressen, zodat u nog actie kan ondernemen.
