Soms ontvang je van een leverancier een aankoopfactuur die niet correct is, je wil dan graag dit zo eenvoudig mogelijk communiceren en oplossen.
Ontdek de verschillende methodes:
via de Peppol-inbox
via de goedkeuringsinbox
via je aankoopfactuur
Via de Peppol-inbox
In de meeste gevallen zal je de aankoopfactuur voor het eerst zien verschijnen in de Peppol-inbox, via de UBL worden alle gegevens ingelezen in IAMD.
Merk je echter dat er iets niet correct is, kan je via de actie-knop de factuur protesteren. Er opent zich dan een wizard met vier stappen die je moet overlopen:
Geef een reden op: deze eerste stap is de reden die je terugkoppelt via Peppol. Dit is een beperkte, vaste dropdown ter registratie. De uitgebreide feedback kan je in de laatste stap meegeven.
Bevestigen: lees de informatie na en bewaar, hier kan je nog terugkeren naar de vorige stap.
Peppol-status verzenden: klik hier op verzenden om je protest te registreren via Peppol.
Protestmail versturen: de belangrijkste stap, via deze weg stuur je een mail naar de leverancier met de reden van je betwisting. Je kan in deze stap zelf de mail opstellen.
Eens je deze stappen hebt doorlopen zal het veld 'kredietstatus' van je aankoopfactuur ook aangepast worden naar betwist.
Tip! Als 'status registreren' mislukt kan je nog altijd verder gaan. Het versturen van de mail blijft het belangrijkste.
Via de goedkeuringsinbox of je aankoopfactuur
Als de aankoopfactuur werd aangemaakt en in je goedkeuringsinbox zit kan je hem ook protesteren via de actie-knop.
Is de aankoopfactuur via Peppol binnen gekomen krijg je dezelfde wizard als hierboven beschreven.
Werd hij handmatig aangemaakt of kwam hij via een andere weg binnen krijg je meteen de optie om een mail naar je leverancier te sturen.
De kredietstatus wordt op dezelfde manier aangepast.